Pendahuluan

Kemajuan signifikan dalam sektor kesehatan global, baik di negara maju maupun berkembang, memicu klinik untuk terus memacu kualitas layanannya. Integrasi Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kini menjadi pilar utama bagi penyedia jasa kesehatan dalam menyelenggarakan operasional yang efektif dan efisien guna mencapai standar pelayanan optimal (Abernethy et al. 2022; Sadang et al. 2023). Implementasi sistem informasi elektronik berbasis web merupakan salah satu manifestasi nyata pemanfaatan teknologi tersebut.

Rekam medis berfungsi sebagai dokumen autentik yang disusun oleh tenaga medis untuk merekam riwayat kesehatan, diagnosis, serta proses pengobatan pasien. Dokumen ini berperan vital dalam mendokumentasikan setiap observasi klinis, hasil uji laboratorium, tindakan medis, hingga rencana perawatan yang dijalankan. Secara fundamental, rekam medis adalah representasi menyeluruh dari kualitas dan prosedur layanan kesehatan yang diterima oleh pasien (Chishtie et al. 2023; Wayan et al. 2024).

Di Klinik Ananda, proses pencatatan rekam medis ternyata masih menggunakan cara lama, yaitu ditulis di atas kertas. Sayangnya, sistem manual ini memicu beberapa masalah yang cukup merepotkan, seperti sulitnya mencari data pasien lama karena harus membongkar tumpukan berkas satu per satu. Selain membuang waktu, pencatatan manual ini rawan sekali salah tulis, data ganda, atau bahkan risiko berkas hilang karena rusak atau bencana. Untuk mengatasi hal itu, Klinik Ananda membutuhkan sistem informasi berbasis web. Dengan sistem digital ini, data jadi lebih rapi, terpusat, dan pastinya lebih aman. Jika administrasi sudah serba digital, tenaga medis tidak perlu lagi pusing dengan urusan kertas dan bisa lebih fokus memberikan perawatan terbaik untuk pasien (Lemma et al. 2020).

Untuk mengatasi masalah pencatatan manual yang merepotkan, penelitian ini mencoba memberikan solusi dengan merancang sistem informasi rekam medis berbasis web. Tujuannya supaya proses mencatat, mencari, dan mengelola data pasien jadi lebih rapi, cepat, dan pastinya aman. Karena sistem ini berbasis web, tenaga medis bisa lebih fleksibel bekerja karena data dapat diakses dari mana saja selama ada koneksi internet. Dalam proses pembuatannya, penelitian ini menggunakan bantuan Data Flow Diagram (DFD) agar alur datanya jelas, mulai dari data yang dimasukkan sampai informasi yang dihasilkan nanti (Faily et al. 2020). Dengan cara ini, sistem jadi lebih mudah dipahami dan risiko kesalahan saat pembuatan aplikasi bisa dikurangi. Intinya, penelitian ini ingin membuat aplikasi rekam medis yang handal sekaligus mengevaluasi cara penggunaannya agar benar-benar membantu di klinik.

Tinjauan Pustaka

Saat ini, mengubah rekam medis menjadi digital sudah jadi fokus utama guna meningkatkan layanan kesehatan, termasuk di tingkat klinik. Menurut riset dari Rasyid Juliansyah dkk. (2023), penggunaan sistem elektronik ini terbukti bisa membuat layanan menjadi lebih cepat, menghemat biaya admin, dan memudahkan urusan cari-mencari data pasien. Tapi, perjalanannya memang tidak selalu mulus. Ada beberapa tantangan yang sering muncul, seperti fasilitas pendukung yang belum lengkap sampai tenaga medis yang butuh waktu buat beradaptasi dengan sistem baru.

Sementara itu, penelitian dari Hossain dkk. (2025) mengingatkan kalau digitalisasi itu bukan cuma soal teknologinya saja, tapi juga soal kesiapan orang-orang di dalamnya. Dukungan dari manajemen dan perubahan kebiasaan kerja sangat menentukan sukses atau tidaknya sistem ini. Di sisi lain, ada juga riset dari Wardhana dkk. (2023) yang sukses mengembangkan sistem rekam medis berbasis web sesuai standar Kemenkes. Lewat proses desain yang matang dan pengujian yang teliti, terbukti kalau sistem digital bisa berjalan dengan baik dan benar-benar membantu kebutuhan operasional sehari-hari.

Ketiga penelitian tersebut memperjelas jika mengubah rekam medis ke bentuk digital itu sangat penting untuk meningkatkan kualitas layanan kesehatan. Memang manfaatnya sudah kelihatan nyata, tapi kita juga tidak boleh tutup mata dengan tantangan seperti kesiapan alat, budaya kerja di klinik, sampai pelatihan buat staf yang akan memakai sistemnya nanti. Jika dilihat dari sisi teknis, penggunaan metode yang terstruktur seperti DFD dan pengujian black box terbukti ampuh untuk membuat sistem yang pas dengan kebutuhan. Jadi, langkah penelitian untuk mengembangkan sistem rekam medis berbasis web di Klinik Ananda ini sudah berada di jalur yang tepat dan benar-benar menjawab kebutuhan layanan kesehatan saat ini.

Metode Penelitian

Penelitian ini menerapkan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif untuk memaparkan kondisi yang sedang diteliti secara objektif. Agar sistem informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna, terutama dalam urusan rekam medis klinik, penelitian ini disusun melalui beberapa tahapan utama yang sistematis. Penjelasan mengenai langkah-langkah penelitian tersebut dapat dicermati pada Gambar 1.

Langkah pertama dimulai dengan analisis masalah untuk memetakan kendala di lapangan, terutama mengenai kerumitan pencatatan rekam medis yang masih manual. Setelah masalahnya jelas, peneliti melanjutkan ke tahap pengumpulan data melalui observasi, wawancara dengan staf klinik, serta mencatat bagaimana alur kerja yang selama ini berjalan. Data yang peneliti ambil mencakup informasi medis apa saja yang dicatat, bagaimana urutan pelayanan pasien, hingga apa saja keinginan pengguna terhadap sistem baru nanti.

Selanjutnya masuk ke tahap analisis dan perancangan sistem untuk mengubah kebutuhan pengguna tadi menjadi spesifikasi teknis yang jelas. Di sini, peneliti menggunakan Data Flow Diagram (DFD) untuk menggambarkan alur datanya agar lebih rapi, sekaligus merancang tampilan aplikasi (UI) dan struktur basis datanya.

Setelah rancangan jadi, tahap berikutnya adalah implementasi sistem ke dalam bentuk aplikasi web menggunakan bahasa pemrograman PHP, HTML, dan JavaScript, serta MySQL sebagai tempat penyimpanan datanya. Semua fitur penting, mulai dari pendaftaran pasien hingga laporan, dibuat sesuai desain awal. Terakhir adalah pengujian sistem menggunakan metode black box melalui uji alpha. Tujuannya sederhana: memastikan aplikasi ini bebas dari eror, gampang dipakai, dan benar-benar membantu operasional klinik sehari-hari.

Hasil dan Pembahasan

Sistem yang dirancang terdiri atas sejumlah entitas yang saling berinteraksi dalam lingkup sistem informasi. Untuk memperoleh gambaran umum mengenai keseluruhan alur sistem, visualisasi dapat ditinjau melalui diagram konteks yang ditampilkan pada gambar 2. Dari gambar 2, proses yang ada di system terdiri dari :

1. Login
   Tahap pertama untuk bisa menggunakan sistem ini adalah melalui proses login, di mana setiap pengguna masuk sesuai dengan hak akses masing-masing. Baik admin, petugas, dokter, maupun apoteker perlu memasukkan username dan password yang sudah terdaftar sebelumnya. Begitu berhasil masuk, sistem akan secara otomatis mengarahkan pengguna ke halaman dashboard yang sesuai dengan peran mereka. Pengujian pada bagian login ini sangat penting dilakukan untuk memastikan proses autentikasi berjalan lancar, sehingga setiap pengguna hanya bisa mengakses fitur-fitur yang memang menjadi kewenangannya.
2. Pemeriksaan Pasien
   Admin dan petugas dapat memanfaatkan fitur ini untuk mendokumentasikan serta memantau seluruh rangkaian aktivitas pemeriksaan pasien. Di dalam fitur ini, pengguna bisa memasukkan data penting seperti keluhan yang dirasakan pasien, hasil diagnosis dokter, hingga tindakan medis yang diberikan. Kami melakukan pengujian pada bagian ini untuk memastikan seluruh informasi tersebut tersimpan dengan aman di dalam sistem dan dapat dipanggil kembali dengan cepat saat dibutuhkan di kemudian hari.
3. Laporan & Rekam Medis
   Proses ini digunakan oleh admin untuk menghasilkan laporan-laporan terkait data pasien dan riwayat rekam medis. Laporan dapat berupa rekap bulanan, laporan pemeriksaan, atau data obat yang digunakan. Pengujian dilakukan untuk memastikan bahwa sistem mampu mengolah dan menyajikan data secara akurat dan dapat dicetak atau disimpan sesuai kebutuhan.
4. Pendaftaran Pasien
   Proses pendaftaran digunakan untuk memasukkan data pasien baru ke dalam sistem. Data yang dicatat mencakup identitas pasien, alamat, usia, dan informasi lainnya yang relevan. Pengujian dilakukan untuk memastikan bahwa form pendaftaran dapat digunakan dengan baik oleh admin maupun dokter, serta data pasien yang dimasukkan tersimpan dan dapat ditelusuri dengan mudah.
5. Penambahan Data Obat
   Fitur ini memungkinkan admin dan apoteker untuk menginput atau memperbarui data obat yang tersedia di klinik, termasuk nama obat, stok, satuan, dan harga. Proses ini juga mencakup pengurangan stok saat obat dikeluarkan. Pengujian dilakukan untuk memastikan bahwa data obat dapat ditambahkan, diubah, dan dikelola dengan benar serta terhubung dengan data pemeriksaan dan resep dokter.

Implementasi dari sistem dapat dilihat pada Gambar 3 sampai dengan 4. Gambar 3 merupakan tampilan dari dashboard setelah pengguna berhasil melakukan login ke sistem. Sistem dashboard ini berfungsi sebagai ringkasan informasi penting dan titik akses cepat ke berbagai fitur.

Pada gambar 4 merupakan tampilan dari Pemeriksaan Dokter. Pada halaman ini menampilkan daftar pasien yang sedang atau telah berobat, berfungsi sebagai antarmuka utama bagi dokter untuk mengelola proses pemeriksaan. Tampilan ini menyajikan informasi penting seperti tanggal pemeriksaan, nomor rekam medis, nama pasien, berat badan, keluhan, dan status pemeriksaan. Untuk setiap pasien,tersedia opsi tindakan berupa tombol “Lihat” untuk melihat detail pemeriksaan dan “+Obat” untuk mengelola resep. Fungsionalitas pencarian dan pengaturan jumlah entri per halaman juga tersedia untuk memudahkan navigasi data pasien.

Pengujian dilakukan dengan cara menguji fungsi dari sistem menggunakan pengujian Alpha. Pengujian Alpha ini dilakukan secara internal sebelum sistem diimplementasikan ke pengguna,dengan tujuan untuk memastikan sistem yang dibangun atau dikembangkan terhindar dari kegagalan penggunaan. Pengujian Alpha merupakan langkah yang dijalankan untuk memverifikasi kinerja optimal dan ketiadaan error atau bug pada aplikasi yang sedang diuji. Hasil pengujian sistem dapat dilihat pada Tabel 1. Dari Tabel 1 menunjukan bahwa Keseluruhan hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem telah berjalan sesuai fungsinya dan dapat digunakan oleh masing-masing pengguna sesuai peran dan kebutuhan mereka. Semua butir uji menunjukkan hasil valid, yang menandakan bahwa tidak terdapat kesalahan fungsional dalam implementasi fitur.

Butir Uji	Pengguna	Hasil Uji
Login	Bagian admin,petugas,dokter,apoteker	Valid
Pemeriksaan Pasien	Bagian admin dan petugas	Valid
Laporan & Rekam Medis	Bagian Admin	Valid
Pendaftaran Pasien	Bagian admin dan dokter	Valid
Penambahan Data Obat	Bagian admin dan apoteker	Valid

Hasil penelitian ini membuktikan bahwa sistem rekam medis berbasis web yang dibangun untuk Klinik Ananda sukses mendukung proses digitalisasi layanan kesehatan dengan baik. Berbagai fitur utama, mulai dari akses login, pendaftaran dan pemeriksaan pasien, hingga manajemen obat dan pelaporan, telah berfungsi secara optimal dan dinyatakan valid melalui pengujian alpha. Secara keseluruhan, temuan ini sejalan dengan penelitian terdahulu (Hossain et al. 2025; Rasyid et al. 2023; Wardhana et al. 2023) mengenai betapa efektifnya sistem berbasis web dalam mendongkrak kualitas layanan medis. Terpenuhinya kebutuhan pengguna dalam sistem ini juga menunjukkan bahwa tantangan seperti hambatan adaptasi atau kesiapan organisasi bisa diatasi dengan pendekatan yang pas. Selain itu, riset ini menekankan bahwa kunci sukses digitalisasi kesehatan terletak pada analisis kebutuhan yang mendalam, rancangan yang sistematis, serta pengujian yang matang sebelum sistem benar-benar digunakan.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengembangan dan pengujian, aplikasi ini telah mencakup seluruh modul penting untuk rekam medis klinik secara komprehensif. Pengujian alpha yang dilakukan menunjukkan hasil yang valid untuk setiap fitur, memastikan bahwa alur dan prosedur sistem sudah berjalan dengan semestinya. Pembagian hak akses untuk admin, dokter, petugas, dan apoteker pun telah terverifikasi berjalan dengan baik sesuai otoritas masing-masing. Hasil ini membuktikan bahwa sistem informasi rekam medis berbasis web ini telah memenuhi target penelitian untuk menyediakan solusi digital yang andal, praktis, dan efisien bagi praktik pelayanan kesehatan nyata.

Daftar Pustaka

Abernethy, Amy, Laura Adams, National Academy, Meredith Barrett, Christine Bechtel, X Health, Patricia Brennan, et al. 2022. “The Promise of Digital Health : Then , Now , and the Future.”

Sadang, Katrina Grace, Joely A. Centracchio, Yael Turk, Elyse Park, Josephine L. Feliciano, Isaac S. Chua, Leslie Blackhall, et al. 2023. “Clinician Perceptions of Barriers and Facilitators for Delivering Early Integrated Palliative Care via Telehealth.” Cancers 15(22): 1–15. doi:10.3390/cancers15225340.

Chishtie, Jawad, Natalie Sapiro, Natalie Wiebe, Leora Rabatach, Diane Lorenzetti, Alexander A Leung, Doreen Rabi, Hude Quan, and Cathy A Eastwood. 2023. “Use of Epic Electronic Health Record System for Health Care Research: Scoping Review.” J Med Internet Res 25: e51003. doi:10.2196/51003.

Wayan, Ni, Siska Anggraeni, Oniel Syukma Pertiwi, Tharik Akbar, Purwadhi Purwadhi, Rian Andriani, and Adhirajasa Reswara. 2024. “Hospital Efficiency Using Electronic Health Records for Patient Service Quality: Literature Review.” Proceeding of International Conference on Economic Issues 1(1): 309–34. https://proceeding.unram.ac.id/index.php/icones/article/view/3339.

Lemma, Seblewengel, Annika Janson, Lars Åke Persson, Deethi Wickremasinhe, and Carina Källestål. 2020. “Improving Quality and Use of Routine Health Information System Data in Low- And Middle-Income Countries: A Scoping Review.” PLoS ONE 15(10 October): 1–16. doi:10.1371/journal.pone.0239683.

Faily, Shamal, Riccardo Scandariato, Adam Shostack, Laurens Sion, and Duncan Ki-Aries. 2020. “Contextualisation of Data Flow Diagrams for Security Analysis.” Lecture Notes in Computer Science (including subseries Lecture Notes in Artificial Intelligence and Lecture Notes in Bioinformatics) 12419 LNCS: 186–97. doi:10.1007/978-3-030-62230-5_10.

Rasyid, Muhammad, Juliansyah Pt, Medigo Teknologi, Kesehatan Jakarta, Indonesia Rasyid@klinikpintar Id, and Bukhori Muhammad Aqid. 2023. “Implementation of EMR System in Indonesian Health Facilities: Benefits and Constraints.”

Hossain, Md Khalid, Juliana Sutanto, Putu Wuri Handayani, Anasthasia Agnes Haryanto, Joy Bhowmik, and Viviane Frings-Hessami. 2025. “An Exploratory Study of Electronic Medical Record Implementation and Recordkeeping Culture: The Case of Hospitals in Indonesia.” BMC Health Services Research 25(1). doi:10.1186/s12913-025-12399-0.

Wardhana, Erdianto Setya, Suryono Suryono, Ari Hernawan, and Lukito Edi Nugroho. 2023. “Design and Development of Web-Based Dental Electronic Medical Records According to Ministry of Health Standards.” Odonto : Dental Journal 10(1): 15. doi:10.30659/odj.10.0.15-23.