UNIKOM

Peran Sistem Informasi dalam Akuntansi

Saat ini, banyak perusahaan menggunakan komputer untuk menjalankan operasinya. Seiring berjalannya dengan perkembangan dunia usaha semakin maju dan kompetitif, kebutuhan atas informasi yang cepat, akurat, dan tepat pun semakin meningkat. Salah satunya pada bidang akuntansi yang merupakan proses mengindentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi, informasi ekonomi tersebut dapat membantu dalam pengambilan keputusan perusahaan. Menggunakan komputer dalam sistem akuntansi akan menyediakan laporan keuangan dengan cepat dan akurat dibandingkan dengan sistem manual, sehingga membantu akuntan menyajikan informasi yang lebih baik. Komputer bekerja sama dengan manusia dalam pemrosesan data. Komputer mengambil tugas pemrosesan data yang lebih efisien, sementara manusia tetap melakukan tugas yang lebih tepat dilakukan manusia daripada komputer.

Sistem Informasi

Secara umum, sistem adalah kumpulan elemen/komponen yang saling terhubung satu sama lain untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang lebih berguna dan bermakna bagi penerimanya. Namun, penting untuk dicatat bahwa tidak semua hasil proses data bisa disebut sebagai informasi, hanya yang memberi makna bagi pengguna yang dapat dikategorikan sebagai informasi. Sehingga sistem informasi merupakan komponen-komponen dari subsistem/bagian dari suatu sistem yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama, yaitu mengubah data menjadi informasi.

Macam-macam penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi

  1. Manual Information system, adalah sistem informasi yang datanya diolah secara manual oleh manusia, sehingga manusia lebih berperan.
  2. Mechanical Information System, adalah sistem informasi yang pengolahan datanya berasal dari proses peralatan mekanik atau mesin-mesin, sehingga peran manusia masing sangat penting.
  3. Computer Based Information System, adalah sistem informasi yang datanya diolah dari proses EDP, sehingga peran manusia kurang penting karena sebagian besar perannya diambil alih oleh komputer (IT).

Manfaat Sistem Informasi

  1. Menyediakan informasi yang tepat dan akurat saat diperlukan agar dapat melakukan aktivitas utama dalam values chain (rangkaian kegiatan bisnis yang dilakukan untuk menambah nilai produk atau jasa produksi dengan efektif dan efisien).
  2. Meningkatkan kualitas pengolahan data dan mengurangi biaya produksi dan jasa yang dihasilkan serta meningkatkan efisiensi.
  3. Meningkatkan keterampilan pengambilan keputusan.
  4. Meningkatkan efisiensi kerja di bagian keuangan.

Komponen Sistem Informasi

Untuk mengolah data sehingga menghasilkan informasi dibantu oleh 6 komponen komputer, komponen sistem informasi tersebut sebagai berikut:

  1. Hardware, adalah bagian dari komputer yang dapat dilihat dan disentuh secara fisik. Terdiri dari unsur bagian pengolahan data (CPU/Central Processing Unit) & Bagian penyimpanan data (Memory/Main Storage Space).
  2. Software, adalah sebuah program yang berisi instruksi untuk memproses data. Software dibagi menjadi 2 jenis yaitu software operasi (digunakan untuk menjalankan sistem komputer) dan software aplikasi (digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu atau melakukan pengolahan data yang lebih spesifik).
  3. Brainware, adalah orang yang menggunakan dan mengoperasikan aplikasi komputer.
  4. Prosedur, adalah langkah yang menjelaskan perintah atau instruksi yang harus dilakukan.
  5. Database, adalah media penyimpanan yang digunakan untuk mengumpulkan semua data perusahaan dengan kapasitas besar.
  6. Jaringan Komunikasi, adalah antara bagian organisasi untuk berkomunikasi secara efektif dan efisien.

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem informasi yang dirancang untuk menghasilkan informasi akuntansi/keuangan berkualitas untuk pengambilan keputusan pengguna. Tujuan penggunaan sistem informasi dalam organisasi adalah untuk menjadikan proses bisnis perusahaan lebih efektif dan efisien, serta untuk menyebarkan informasi akuntansi dan keuangan di seluruh bidang manajemen perusahaan. Perkembangan sistem informasi akuntansi dimulai pada tahun 1960-an dengan lahirnya Electronic Data Processing (EDP), suatu sistem pengolahan data elektronik untuk perusahaan tertentu (misalnya penjualan, pengadaan, pembayaran, dll). Sistem informasi akuntansi dirancang untuk melengkapi konsep komputasi dan memungkinkan kegiatan bisnis/keuangan dapat dilakukan secara efektif dan efisien dengan mengintegrasikan berbagai sistem pemrosesan data elektronik (EDP) dalam suatu organisasi. Tujuan utamanya adalah untuk menyelenggarakan pembukuan/akuntansi yang terpadu, akurat dan terpercaya.

Sistem informasi akuntansi bekerja dengan memproses data transaksi keuangan menjadi laporan keuangan menggunakan komputer yang terhubung ke jaringan komunikasi. Terdapat 3 komponen utama dalam sistem informasi akuntansi yaitu input, proses, dan output:

  • Input adalah segala sesuatu yang masuk ke sistem seperti energi, manusia, data, dan modal. Input merupakan pemicu bagi sistem untuk melakukan proses.
  • Proses merupakan perubahan dari input menjadi output. Proses dapat berupa perakitan yang menghasilkan satu macam output dari berbagai macam input yang disusun berdasarkan aturan tertentu.
  • Output merupakan hasil dari proses tersebut dan merupakan tujuan dari sistem tersebut. Output dapat dibagi menjadi tiga jenis, yaitu:
    1. Output yang langsung diberikan ke konsumen untuk digunakan.
    2. Output suatu sistem yang digunakan oleh subsistem lain dalam sistem yang sama dalam siklus produksi.
    3. Output yang merupakan bagian dari keseluruhan output yang dapat digunakan oleh sistem lain atau oleh sistem yang bersangkutan, tetapi menjadi tidak bermanfaat jika dibuang ke lingkungan.

Penggunaan sistem Informasi Akuntansi

Penggunaan sistem informasi akuntansi secara umum adalah untuk mengolah data transaksi keuangan perusahaan. Penggunaan yang lebih spesifik dapat dijelaskan sebagai berikut:

  • Menyediakan laporan keuangan secara periodik (rutin) bagi pihak internal dan eksternal. Laporan keuangan perusahaan adalah informasi akuntansi/keuangan yang penting bagi berbagai pihak yang membutuhkannya. Tujuan perusahaan menggunakan sistem informasi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi/keuangan bagi investor, kreditor, dinas pajak, dan badan pemerintah.
  • Membantu dalam aktivitas transaksi keuangan secara rutin di suatu organisasi/entitas. Pimpinan dan manajer memerlukan sistem informasi untuk membantu kegiatan sehari-hari di perusahaan. Perusahaan melakukan aktivitas rutin seperti menerima pesanan pelanggan, mengirim barang atau jasa, membuat faktur penagihan, dan menagih pelanggan.
  • Membantu dalam proses pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi membantu organisasi mengambil keputusan secara cepat. Contohnya informasi tentang produk/jasa yang laris terjual dan pelanggan yang paling sering berinteraksi dapat membantu dalam pengambilan keputusan.
  • Perencanaan dan pengendalian internal harus dilakukan. Sistem informasi akuntansi juga diperlukan dalam proses perencanaan dan pengendalian internal.
  • Data mengenai uang yang masuk dan keluar perusahaan yang tersimpan di dalam database perusahaan bisa digunakan untuk merencanakan aktivitas perusahaan. Pengendalian internal melibatkan kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk melindungi kekayaan perusahaan dari kerugian dan menjaga keakuratan data keuangan. Sebagai contoh, sistem informasi dapat mencegah penyalahgunaan data keuangan perusahaan. Dengan sistem komputer, setiap pegawai memiliki akses ke sistem operasi komputer yang akan digunakannya. Sistem komputer akan membatasi hak akses pengguna sehingga kerahasiaan data tetap terjaga. Selain itu, dengan adanya sistem informasi, format data entri bisa dibuat secara otomatis untuk mengecek kesalahan dan mencegah data entri yang melanggar aturan yang telah ditetapkan.

Peran Akuntan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Peran akuntan dalam sistem informasi akuntansi sangatlah penting. Berbagai tugas yang bisa dilakukan oleh seorang akuntan. Peran akuntan dibagi menjadi tiga golongan, yaitu:

  1. Akuntan Sebagai Pengguna, Akuntan dan manajer adalah orang yang menggunakan sistem informasi akuntansi. Mereka menggunakannya untuk mengelola proses transaksi keuangan perusahaan, seperti mencatat transaksi dan membuat laporan keuangan. Sebagai pengguna akuntan, Penting untuk memastikan bahwa sistem baru memiliki ciri-ciri (features) yang diperlukan dalam melakukan tugas dan pekerjaan di dalam sebuah organisasi. Peran akuntan harus memberikan informasi yang jelas tentang kebutuhan pelanggan. Untuk para ahli sistem yang merancang sistem mereka. IFAC (International Federation Of Accountant)/organisasi global yang mewakili profesi akuntansi publik di seluruh dunia, mengatakan bahwa pengguna harus memahami komponen sebuah sistem informasi seperti perangkat keras (hardware) , perangkat lunak (software), dan cara menyimpan data. Mereka juga perlu bisa menggunakan software pengolahan data, lembar kerja, database, dan program akuntansi.
  2. Akuntan Sebagai Designer, Salah satu kunci keberhasilan dalam merancang sistem informasi adalah melibatkan pengguna sistem tersebut. Akuntan harus terlibat dalam merancang sistem karena mereka memiliki pengetahuan tentang prinsip akuntansi, prinsip audit, teknik sistem informasi, dan metode pengembangan sistem. Perancangan sistem melibatkan kolaborasi antara akuntan dengan profesional atau spesialis sistem. Akuntan bertanggung jawab terhadap konsep sistem, sementara profesional/spesialis sistem bertanggung jawab terhadap sistem fisiknya, seperti membuat program baik itu tampilan program maupun laporan yang dihasilkannya.
  3. Akuntan Sebagai Auditor, Hasil akhir dari sistem informasi akuntansi adalah laporan keuangan. Data dari laporan keuangan yang dibuat oleh sistem informasi akuntansi harus berkualitas. Salah satu hal penting adalah memiliki bukti fisik atau data yang diperlukan dalam sistem akuntansi untuk membuat laporan keuangan. Diperlukan seorang auditor untuk memeriksa informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. Auditor internal dan auditor eksternal/publik akuntan melakukan audit SIA (Sistem Informasi Akuntansi) untuk memberikan keyakinan (Assurance) tantang informasi yang terdapat dalam laporan keuangan tersebut. Sebagai seorang auditor, seorang akuntan harus melakukan pengujian terhadap program yang sedang berjalan, serta menilai efisiensi dan efektivitas sistem dan berpartisipasi dalam pengembangan proses tersebut. Untuk mencapai tujuan tersebut, auditor perlu memiliki pengetahuan tentang pengembangan sistem,pengendalian, dan teknologi informasi yang digunakan dalam SIA (Sistem Informasi Akuntansi).

Aktivitas/Kegiatan yang Dilakukan dalam Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama dalam kegiatan sehari-hari, yaitu:

  1. Aktivitas mengidentifikasi, mengumpulkan, dan menyimpan data dari semua kegiatan perusahaan. Fungsi ini mencakup aktivitas memeriksa keabsahan/kepastian data transaksi dengan cara memeriksa dokumen atau formulir, menginput data transkasi ke sistem, dan menyimpan data transaksi ke dalam database atau arsip perusahaan.
  2. Mengolah data untuk membuat informasi yang berguna bagi berbagai pihak yang berkepentingan. Aktivitas ini meliputi
    • Pengklasifikasian data
    • Mencatat dokumen
    • Menyusun dan mengelompokkan data
    • Menggabungkan data
      Melakukan perhitungan
    • Peringkasan dan pelaporan hasil pengolahan data.
  3. Melakukan manajemen data ke dalam kelompok-kelompok yang telah ditentukan oleh perusahaan. Manajemen data melibatkan tiga hal, yaitu penyimpanan data, pemutakhiran/pembaharuan data, dan pemanggilan/pemunculan data kembali (retiriving).
  4. Melakukan kontrol data yang cukup untuk menjaga keamanan aset perusahaan dan memastikan data yang diperoleh telah lengkap, akurat, dan diproses sesuai prosedur yang benar.
  5. Menyediakan informasi keuangan yang cukup bagi berbagai pihak seperti manajemen, investor, dan pimpinan perusahaan.

Contoh Aplikasi Software Sistem Informasi Akuntansi

  1. MYOB (Minding Your Own Bussiness) Accounting, MYOB adalah program komputer yang dirancang untuk membantu pengguna belajar memproduksi informasi yang terintegrasi dengan data akuntansi lainnya. Software MYOB akan bekerja dengan baik jika pengguna mengerti cara kerja akuntansi, mulai dari mencatat data awal perusahaan hingga membuat laporan keuangan. MYOB Accounting memiliki beberapa keunggulan, di antaranya:
    • Mudah digunakan (user friendly), pengguna dapat dengan mudah mengoperasikan software tersebut.
    • Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap, dan akurat sesuai dengan Standar Akuntansi Keuangan.
    • Kemampuan menampilkan data dengan cepat dan mudah, dilengkapi fasilitas untuk menampilkan data tersebut secara cepat dan mudah pada layar komputer atau mencetaknya ke printer.
    • Laporan keuangan komparasi, menyajikan neraca, laporan laba rugi, dan penjualan dengan data historis dari bulan atau tahun sebelumnya.
  2. zahir Accounting, Zahir adalah salah satu program akuntansi lokal yang banyak digemari oleh UMKM di Indonesia karena mudah, sederhana, dan fleksibel. Zahir Accounting tidak hanya membuat laporan keuangan secara otomatis, tetapi juga membantu manajemen dalam pengambilan keputusan bisnis. Software ini dilengkapi dengan analisis laporan keuangan perusahaan, seperti analisis rasio, break even point analysis, dan lainnya. Software ini juga dapat menambahkan data baru atau mengonversi data dari sistem lama. Zahir Accounting juga dapat disebut sebagai software manajemen bisnis. Zahir Accounting memiliki beberapa keunggulan, di antaranya:
    • Mudah digunakan bagi nonakuntan, karena tampilan form pembelian yang dirancang agar mudah dipahami dan tampilannya mirip dengan nota pembelian manual.
    • Desainnya sederhana, menarik, dan mudah dimengerti.
    • Faktur dan laporan dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
    • Menggunakan database client server (tipe database yang di mana server memenuhi permintaan pelanggan, sehingga memungkinkan banyak pengguna mengakses database yang sama secara bersamaan dan akan menyebabkan banyaknya informasi).
    • Fasilitas dan kapasitas dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
    • Tersedianya grafik dan analisis bisnis.
    • Terdapat fitur audit atau drill down (teknik tampilan yang secara spesifik atau general dan semakin rinci).

Referensi:

Puspitawati, L., & Anggadini, S. D. (2022). Desain dan Analisis Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Informatika.

Zamzami, F., Nusa, N. D., & Faiz, I. A. (2021). Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Ugm Press.