Coba bayangin kamu punya toko elektronik. Rak-rak penuh sama kabel, charger, headset, sampai barang-barang kecil yang gampang ketuker. Setiap hari ada barang masuk, ada barang keluar, dan semuanya dicatat di buku tulis atau nota kertas. Kelihatannya sepele, tapi begitu barang makin banyak dan transaksi makin ramai, catatan manual kayak gini mulai jadi mimpi buruk. Angka nggak cocok, stok yang katanya masih ada ternyata udah habis, atau malah numpuk barang yang jarang laku.

Masalah kayak gini bukan cerita karangan. Ini kenyataan yang dihadapi banyak toko kecil dan menengah di Indonesia, termasuk Toko Naga Elektronik, sebuah toko elektronik di Subang yang jadi mitra tim PKM kami. Dari sinilah ide kami berangkat: gimana caranya bantu toko seperti ini keluar dari ribetnya pencatatan manual, tanpa harus beli software mahal yang malah ribet dipakai? Jawaban yang tim kami tawarkan adalah sebuah aplikasi manajemen inventory berbasis Android — bukan sekadar pencatat stok biasa, tapi yang dirancang supaya gampang dipakai sehari-hari lewat smartphone yang udah ada di genggaman pemilik toko.

Mengenal Toko Naga Elektronik dan Masalahnya

Toko Naga Elektronik adalah toko yang menjual berbagai produk elektronik konsumen di daerah Subang, Jawa Barat. [Isi 1–2 kalimat dari proposal: sejak kapan berdiri / jenis produk utama / seberapa ramai transaksinya, biar pembaca kebayang skalanya.] Sebagai toko yang melayani pelanggan setiap hari, mereka harus mengelola cukup banyak jenis barang dengan jumlah stok yang berbeda-beda.

Selama ini pencatatan keluar-masuk barang masih dilakukan secara manual di buku atau nota. Cara ini masih bisa jalan waktu barangnya sedikit, tapi begitu jumlah dan variasi produk makin banyak, muncul beberapa kendala.

Pertama, susah tahu stok sebenarnya. Buat ngecek sisa satu barang, pemilik harus buka catatan satu per satu atau bahkan hitung ulang langsung ke rak — makan waktu dan gampang keliru. Kedua, rawan salah hitung. Namanya juga manual, salah tulis angka atau lupa catat satu transaksi itu wajar kejadian, dan ujung-ujungnya data stok jadi nggak akurat. Ketiga, stok bisa kosong atau numpuk tanpa ketahuan. Karena nggak ada peringatan otomatis, barang laris bisa keburu habis sebelum sempat restok, sementara barang yang jarang laku malah numpuk dan bikin modal nyangkut di situ.

Kalau ditarik benang merahnya, akar masalahnya sederhana: tidak ada sistem yang bisa mencatat, memantau, dan memberi informasi stok secara cepat dan akurat. Semua masih bergantung pada ingatan dan ketelitian manual, yang mana punya batas. Daftar masalah inilah yang jadi dasar tim kami menentukan apa yang paling perlu dibenahi, dan dari situ solusinya dirancang.

Menariknya, masalah kayak gini bukan cuma dialami Toko Naga. Beberapa penelitian mencatat hal serupa: pencatatan stok manual di UMKM rawan terjadi selisih, keterlambatan, dan kesalahan pengelolaan, sehingga aplikasi berbasis Android sering jadi solusi yang dipilih untuk membenahinya (Zaki & Sejati, 2025). Studi lain juga menegaskan bahwa pencatatan inventaris manual cenderung tidak efisien dan mudah keliru, terutama begitu jumlah barang makin banyak (Wulandari dkk., 2025). Artinya, apa yang tim kami coba selesaikan di Toko Naga sebenarnya mewakili persoalan yang cukup umum di kalangan usaha kecil di Indonesia.

Kenapa Harus Android?

Sempat muncul pertanyaan: kenapa harus Android, kenapa nggak pakai aplikasi komputer atau cukup Excel? Jawabannya balik ke cara kerja pemilik toko sehari-hari. Toko elektronik itu tempat yang aktif — pemiliknya jarang duduk diam di depan komputer, lebih sering muter di antara rak, ngelayani pembeli, atau bongkar dus di gudang. Kalau sistemnya cuma bisa diakses lewat PC di meja kasir, ujung-ujungnya malah jarang kepakai karena ngerepotin.

Di sinilah Android jadi pilihan yang masuk akal. Hampir semua orang sekarang pegang smartphone, termasuk pemilik toko. Dengan aplikasi di HP, proses cek stok atau stock opname (pengecekan fisik barang) bisa dilakukan langsung sambil jalan di antara rak. Mau catat barang masuk atau tahu sisa stok charger tipe tertentu? Cukup buka HP, ketik atau scan di tempat, tanpa perlu balik ke meja kasir.

Pilihan Android juga punya keuntungan lain: perangkatnya udah dimiliki, jadi mitra nggak perlu keluar biaya tambahan buat beli komputer atau alat khusus. Buat UMKM yang modalnya terbatas, ini pertimbangan yang nggak kalah penting. Android kami pilih bukan karena lagi tren, tapi karena fleksibel, terjangkau, dan nyatu sama kebiasaan kerja pemilik toko. Alat yang bagus itu yang mau dipakai tiap hari, bukan yang malah bikin kerjaan tambah ribet.

Fitur-Fitur yang Dirancang

Biar aplikasinya benar-benar menjawab masalah Toko Naga, tim kami merancang beberapa fitur utama. Tiap fitur diarahin buat nyelesaiin persoalan nyata tadi: susah cek stok, rawan salah hitung, dan barang kosong/numpuk tanpa ketahuan.

Scan Barcode/QR untuk input cepat. Pencatatan manual gampang keliru karena input lambat dan mengandalkan ketik satu per satu. Lewat scan barcode/QR, pemilik cukup arahin kamera HP ke kode barang dan datanya langsung kebaca — nggak perlu ngetik nama produk panjang atau takut salah eja.

AI Chat untuk tanya-jawab stok. Ini yang bikin aplikasinya beda dari sekadar pencatat biasa. Alih-alih buka menu satu per satu, pemilik bisa langsung “ngobrol” sama aplikasi, misalnya nanya “stok charger tipe C masih berapa?” atau “barang apa yang paling laku minggu ini?”, dan aplikasi bakal jawab. Pendekatan ini penting karena nggak semua pemilik toko nyaman mengutak-atik menu yang banyak; dengan bahasa sehari-hari, informasi stok jadi gampang diakses bahkan buat pengguna yang nggak terlalu melek teknologi.

Prediksi stok. Fitur ini bantu toko mikir ke depan. Dengan menganalisis pola keluar-masuk barang, aplikasi dirancang memperkirakan kapan suatu barang bakal habis, jadi pemilik bisa restok sebelum kehabisan. Sebaliknya, barang yang lambat lakunya juga keliatan, biar modal nggak nyangkut. Pendekatan semacam ini bukan hal baru di dunia sistem informasi: peramalan persediaan berbasis data penjualan sebelumnya udah banyak dipakai untuk membantu toko mengoptimalkan stok dan mengurangi risiko kekurangan maupun kelebihan barang (Hayuningtyas, 2020).

Pencatatan masuk-keluar & ringkasan stok. Sebagai fondasi, aplikasi menyediakan pencatatan transaksi yang langsung memperbarui data stok, ditambah tampilan ringkasan biar pemilik bisa lihat kondisi tokonya cukup dalam sekali buka aplikasi. Keempat fitur ini saling melengkapi: input dipercepat lewat scan, informasi dipermudah lewat AI chat, keputusan restok dibantu prediksi, semuanya di atas pencatatan yang rapi.

Rancangan Pengembangan dan Arsitektur

Karena proyek ini masih tahap proposal, bagian ini menggambarkan rencana pengembangan tim, bukan sistem yang sudah rampung. Aplikasi dirancang berjalan di platform Android, dikembangkan menggunakan [isi framework/bahasa yang direncanakan, misal Kotlin/Java native atau Flutter]. Untuk penyimpanan dan sinkronisasi data stok, tim merencanakan [isi database, misal Firebase untuk sinkronisasi real-time atau MySQL], dengan pertimbangan kemudahan pengembangan dan data stok yang harus selalu ter-update.

Rencana kerja tim disusun bertahap. Diawali pengumpulan data awal langsung di Toko Naga — memahami jenis barang, alur keluar-masuk stok, dan kebiasaan pencatatan yang selama ini dipakai, supaya aplikasinya sesuai kebutuhan mitra, bukan asumsi tim. Berikutnya perancangan UI/UX: karena penggunanya belum tentu terbiasa dengan aplikasi rumit, tampilan dirancang sesederhana mungkin — menu jelas, alur nggak bikin bingung. Prinsipnya, secanggih apa pun fiturnya, kalau susah dipakai ya nggak akan kepakai. Setelah itu masuk pembangunan aplikasi sesuai fitur yang dirancang, lalu uji coba internal oleh tim sebelum benar-benar diterapkan ke mitra.

Dampak yang Diharapkan

Lalu, apa perubahan yang diharapkan kalau aplikasi ini nantinya benar-benar dipakai? Meski masih tahap proposal, tim kami sudah punya gambaran jelas soal dampak yang ingin dicapai — dan gambaran itu berangkat langsung dari masalah yang mitra hadapi sekarang.

Bayangin perbandingannya: dengan cara manual, buat tahu sisa stok satu barang, pemilik mungkin harus buka catatan atau bahkan bongkar lemari dan hitung ulang — bisa makan beberapa menit hanya untuk satu jenis barang. Dengan aplikasi ini, proses itu diharapkan cukup dengan mengetik nama barang atau scan kodenya, dan status stok muncul dalam hitungan detik. Efisiensi waktu yang naik drastis inilah salah satu dampak utama yang dituju.

Selain kecepatan, ada manfaat lain yang diharapkan muncul: data stok jadi lebih akurat karena pencatatan otomatis mengurangi salah tulis; barang habis bisa diantisipasi lebih awal lewat prediksi dan pantauan stok; modal nggak nyangkut di barang mati karena produk lambat laku cepat terdeteksi; dan pengambilan keputusan jadi lebih terarah karena pemilik punya gambaran kondisi toko yang jelas.

Yang nggak kalah penting, dampaknya juga diharapkan terasa dari sisi tenaga dan pikiran. Selama ini, ngurus stok secara manual bukan cuma makan waktu, tapi juga bikin capek dan gampang bikin cemas — takut ada barang yang kelewat, takut salah hitung waktu ada pembeli nanya. Dengan sistem yang lebih tertata, beban semacam ini diharapkan berkurang, sehingga pemilik toko bisa lebih fokus melayani pelanggan dan mengembangkan usahanya, bukan sibuk berkutat sama catatan. Pada akhirnya, dampak yang diharapkan bukan cuma soal “toko jadi punya aplikasi”, tapi soal cara toko bekerja yang jadi lebih rapi, cepat, dan terukur.

Kesimpulan

Toko Naga Elektronik adalah satu dari sekian banyak UMKM yang menghadapi masalah klasik: mengelola stok yang makin banyak dengan pencatatan yang masih manual. Dari persoalan itu, tim PKM-PI kami merancang aplikasi manajemen inventory berbasis Android yang portable, cepat, dan mudah dipakai — lengkap dengan fitur scan barcode/QR, AI chat, serta prediksi stok.

Meski masih tahap proposal, arah dan tujuannya jelas: bukan sekadar memenuhi tugas kuliah, melainkan bentuk nyata kontribusi mahasiswa dalam mendigitalisasi UMKM lokal. Upaya seperti ini sejalan dengan banyak penelitian yang menempatkan digitalisasi sebagai kunci agar UMKM mampu bertahan dan bersaing di era ekonomi digital (Manurung dkk., 2024). Lewat proyek ini, tim kami belajar bahwa membangun solusi teknologi nggak selalu berangkat dari ide besar yang muluk-muluk — kadang justru dari masalah sederhana yang tiap hari dihadapi orang di sekitar kita, seperti repotnya mencatat stok di sebuah toko elektronik.

Di era serba digital seperti sekarang, toko kecil seperti Toko Naga juga berhak punya alat yang bantu mereka bersaing dan berkembang. Dan lewat proposal ini, tim kami ingin ambil bagian kecil dalam mewujudkannya — satu toko, satu langkah menuju usaha yang lebih rapi dan terukur. Terima kasih sudah membaca sampai akhir. Semoga cerita proposal ini jadi gambaran bahwa teknologi, sesederhana apa pun, selalu punya ruang untuk membuat hidup orang lain sedikit lebih mudah.

Referensi

Hayuningtyas, R. Y. (2020). Sistem Informasi Peramalan Persediaan Barang Menggunakan Metode SES dan DES. Indonesian Journal on Software Engineering (IJSE).

Manurung, R., Sipahutar, T. T., & Nainggolan, B. R. M. (2024). Sistem Informasi Penjualan Terintegrasi Android: Solusi Digitalisasi UMKM dalam Era Ekonomi Digital (Studi Kasus: Kugar Minamas Pansela). Jurnal Elektro Luceat, 10(2).

Putra, H. B. P., & Sancoko, S. D. (2024). Penerapan Sistem Point of Sale Berbasis Android untuk Peningkatan Kinerja Usaha. Infotek: Jurnal Informatika dan Teknologi, 7(1), 195-204.

Wulandari, dkk. (2025). Pengembangan Sistem Inventory Berbasis Flutter UMKM Warung Hj Wiwin. Jurnal Janitra Informatika dan Sistem Informasi.

Zaki, N., & Sejati, R. R. H. P. (2025). Implementasi Aplikasi Android dalam Sistem Restock UMKM Maju Jaya Accessories. Jurnal Indonesia: Manajemen Informatika dan Komunikasi (JIMIK), 6(1), 318-333.