Digitalisasi Kios Tradisional: Implementasi Sistem Pengelolaan Persediaan Berbasis Android

Tantangan Kios Tradisional

Meskipun telah maraknya era digital dan banyak toko online, pasar tradisional masih menjadi salah satu pusat interaksi ekonomi masyarakat di indonesia, baik di kota kecil maupun kota besar. Salah satu contoh konkret adalah Kios di wilayah Pasar Panorama Lembang, Lembang, Kecamatan Lembang, Kabupaten Bandung Barat yang memainkan peran strategis dalam menyuplai kebutuhan untuk kehidupan sehari-hari. Namun, di tengah tantangan persaingan pasar modern dan kebutuhan pelanggan yang kian tinggi, kios-kios tradisional sering masih bergantung pada pencatatan di buku tulis. Hal ini memicu masalah klasik seperti kekurangan stok, kelebihan stok, tidak adanya pencatatan yang valid untuk analisis usaha ke depan, atau kekurangan stok karena terlambat untuk membeli persediaan baru tepat waktu atau kelebihan stok yang jadi penumpukan barang dan bahkan bisa sampai kadaluarsa.

Berdasarkan pengamatan tim PKM-PI pada bulan Mei 2025, pemilik Kios menghadapi dua masalah besar: tidak akuratnya data stok dan seringnya kesalahan dalam pencatatan. Misalnya, stok gula atau minyak goreng tercatat belum habis, tetapi kenyataannya sudah menipis karena catatan tidak diperbarui saat penjualan. Sebaliknya, beberapa barang cepat rusak, seperti telur tersimpan terlalu lama karena pembelian tidak disesuaikan dengan penjualan riil. Dampaknya adalah pelanggan mengeluh karena barang kosong, sementara pemilik mengalami kerugian dari barang yang tidak laku.

Dengan kondisi tersebut, kebutuhan dasar mitra adalah sistem yang mampu mencatat barang masuk dan keluar, memberikan notifikasi saat stok menipis, serta mudah digunakan di kios tanpa perlu keahlian komputer. Dalam konteks PKM‑PI, tim pun memutuskan untuk memilih solusi rendah biaya namun berdampak yaitu aplikasi android yang mana aplikasi ini menggunakan pendekatan Internet of Things (IoT) dalam makna luas: konektivitas antara pengguna, perangkat lunak, dan perangkat keras melalui internet tanpa memerlukan sensor fisik.

Pendekatan IoT Sederhana: Software tanpa Sensor

Internet of Things (IoT) memang sering diidentikkan dengan sensor-sensor fisik yang memonitor suhu, kelembapan, atau volume barang di gudang. Namun, teknologi ini juga merambah ke ranah perangkat lunak yang memfasilitasi proses bisnis melalui koneksi internet. Studi oleh Whitmore, Agarwal, dan Da Xu (2020) menegaskan karakter sosio-teknis IoT dimana manusia, sistem, dan komunikasi semuanya berperan sebagai unit yang terhubung .

Dalam pendekatan PKM‑PI ini, aplikasi android dikembangkan sebagai jembatan digital: pengguna secara manual memasukkan data barang masuk dan keluar, aplikasi menyimpan dan mengolah data, serta memicu notifikasi jika stok berada di bawah batas aman. Data bisa disimpan secara lokal atau di database. Model ini lebih dari sekadar aplikasi: ini adalah IoT dalam cara pandang praktis sesuai skala kios, dimana konektivitas digital dan interaksi manusia menjadi inti sistem.

Keuntungan pendekatan ini antara lain:

1. Biaya implementasi rendah, tanpa perangkat keras tambahan.
2. Proses cepat dan adaptif, cukup melalui aplikasi di handphone android.
3. Skalabilitas tinggi, bisa dengan mudah diterapkan ke kios lain.
4. User-friendly, sesuai kebutuhan mitra yang sudah familiar dengan ponsel Android.

Mengapa Digitalisasi Persediaan Penting untuk Kios?

Pengelolaan persediaan adalah bagian penting dari manajemen usaha retail. Dalam skala mikro, efisiensi dan akurasi dalam mencatat pengeluaran dan pemasukan barang dapat meningkatkan ketahanan bisnis. Tanpa data stok yang akurat, kios berpotensi mengalami kehilangan pelanggan akibat barang yang kosong, atau kerugian akibat barang yang kedaluwarsa karena tida terjual. Bahkan, pencatatan manual sering menimbulkan kebingungan saat menentukan kapan harus melakukan pembelian ulang atau berapa jumlah barang yang seharusnya tersedia.

Maka dari itulah alasan dibuatnya aplikasi, supaya proses ini menjadi lebih terstruktur. Aplikasi stok barang dapat mencatat setiap transaksi, memberikan pemberitahuan saat stok menipis. Digitalisasi sederhana ini dapat mendorong transformasi digital di pasar-pasar tradisional, mengubah kios konvensional menjadi lebih adaptif dan efisien.

Rancangan Fitur Utama Aplikasi

Aplikasi Android yang dikembangkan memiliki enam fitur utama yang disesuaikan dengan proses bisnis kios:

1. Input Barang Masuk (Restock):
   • Pengguna memasukkan nama produk, jumlah, tanggal, dan catatan (supplier/harga).
2. Input Barang Keluar (Penjualan):
   • Pengguna mencatat penjualan harian, hanya input jumlah dan produk.
3. Monitoring Stok Terkini:
   • Menampilkan daftar produk dengan jumlah stok terbaru; barang dengan stok rendah diberi warna peringatan.
4. Notifikasi Minimum Stok:
   • Notifikasi muncul saat stok barang mencapai ambang batas yang sudah ditentukan pengguna.
5. Riwayat Transaksi:
   • Menampilkan catatan lengkap transaksi masuk dan keluar berdasarkan tanggal, produk, atau kategori.

Strategi Implementasi

Program PKM-PI ini akan dijalankan selama 4 bulan. Proses diawali dengan identifikasi dan pemetaan kebutuhan mitra secara langsung melalui wawancara mendalam dan observasi aktivitas harian di kios. Tim mencatat berbagai proses yang berlangsung, mulai dari pencatatan barang, frekuensi pembelian ulang, metode penghitungan stok, serta jenis barang yang paling sering mengalami kekosongan. Berdasarkan temuan ini, solusi yang ditawarkan disesuaikan secara spesifik untuk menjawab kebutuhan nyata di lapangan.

Setelah proses identifikasi dan perancangan solusi dilakukan, tim melanjutkan dengan tahap sosialisasi kepada mitra. Dalam tahap ini, dijelaskan mengenai urgensi pencatatan digital, manfaat jangka panjang bagi kelangsungan usaha, dan gambaran umum mengenai sistem yang akan digunakan. Sistem berupa aplikasi Android ini kemudian diperkenalkan secara bertahap, dimulai dari instalasi aplikasi, pengaturan awal (threshold stok minimum), dan penginputan stok awal.

Pelatihan diberikan melalui pendekatan hands-on, yaitu langsung praktik bersama pemilik kios. Tim PKM-PI mendampingi penggunaan sistem dalam mencatat penjualan dan restok. Selain itu, simulasi diberikan untuk menguji respons sistem terhadap perubahan data, misalnya ketika stok mulai menipis dan aplikasi memberikan notifikasi. Tim juga menyiapkan panduan cetak untuk penggunaan mandiri.

Selama pelaksanaan program, evaluasi dilakukan secara berkala untuk menilai keberhasilan implementasi dan penerimaan sistem oleh mitra. Evaluasi meliputi jumlah transaksi tercatat, konsistensi pencatatan, jumlah peringatan stok yang ditindaklanjuti, serta umpan balik dari mitra mengenai kemudahan penggunaan sistem.

Cara Penggunaan Aplikasi

1. Install aplikasi di perangkat Android milik mitra.
2. Tentukan nilai threshold minimum stok untuk masing-masing produk.
3. Input data stok awal untuk semua produk yang dijual di kios.
4. Mitra mencatat setiap barang masuk (restok) setiap minggu.
5. Mitra mencatat barang keluar (penjualan harian) setiap hari.
6. Ketika stok berada di bawah threshold, aplikasi akan memberikan notifikasi otomatis.
7. Mitra dapat menindaklanjuti notifikasi tersebut dengan melakukan restok.

Pengukuran Keberhasilan

Keberhasilan program diukur menggunakan indikator kuantitatif dan kualitatif yang berhubungan langsung dengan aktivitas operasional mitra:

1. Perbandingan Historis: Dibandingkan dengan pencatatan manual sebelumnya, terjadi peningkatan ketepatan data dan efisiensi pencatatan minimal 40%.
2. Pencatatan Transaksi: Minimal 90% dari penjualan harian dan restok tercatat secara konsisten di dalam sistem.
3. Peringatan dan Tindak Lanjut: Minimal 2 notifikasi stok rendah muncul per minggu, dan 80% dari notifikasi tersebut ditindaklanjuti dalam waktu 1-2 hari.
4. Akuntabilitas Stok: Selisih antara catatan digital dengan stok fisik tidak lebih dari 5%, menunjukkan akurasi yang tinggi.
5. Kepuasan Mitra: 80% atau lebih dari hasil kuesioner menunjukkan mitra merasa sistem mudah digunakan, membantu aktivitas usaha, dan memberikan nilai tambah.
6. Frekuensi Penggunaan: Mitra menggunakan aplikasi setidaknya 5 hari dalam seminggu.
7. Reduksi Kesalahan Pencatatan: Menurunnya kasus stok kosong yang tidak tercatat atau barang rusak karena overstock.

Keberlanjutan dan Replikasi

Setelah masa program selesai, sistem tetap dapat digunakan oleh mitra secara mandiri karena telah dirancang agar bekerja secara offline dan bebas biaya lisensi. Panduan penggunaan telah dalam benruk digital. Bila mitra mengalami kendala di kemudian hari, tim menyediakan layanan bantuan jarak jauh melalui WhatsApp atau video call.

Dari sisi teknis, aplikasi telah dibuat ringan dan tidak membutuhkan spesifikasi tinggi dari perangkat. Dengan demikian, sistem ini dapat diimplementasikan di kios-kios lain yang memiliki karakteristik serupa tanpa memerlukan penyesuaian besar. Tim juga menyusun dokumentasi teknis serta menyediakan file aplikasi (APK) yang siap didistribusikan ke pihak lain yang membutuhkan.

Dampak keberlanjutan juga diukur dari kemauan mitra untuk mengadopsi sistem dalam jangka panjang, serta keterlibatan mitra dalam menyebarkan pengalaman positifnya kepada rekan-rekan sesama pedagang. Dalam jangka panjang, aplikasi ini dapat dikembangkan untuk mendukung fitur tambahan seperti pencatatan keuangan sederhana, penghitungan laba-rugi, atau bahkan integrasi dengan marketplace lokal.

Kesimpulan

Program digitalisasi pengelolaan persediaan di kios tradisional, seperti yang diterapkan di Kios Sumber Rezeki, menunjukkan bahwa pendekatan teknologi sederhana berbasis aplikasi Android dapat memberikan dampak signifikan dalam meningkatkan efisiensi operasional, akurasi stok, dan ketepatan waktu restok barang. Dengan menggantikan pencatatan manual yang rentan kesalahan, aplikasi ini memungkinkan pemilik kios untuk melakukan pencatatan stok masuk dan keluar secara teratur, menerima notifikasi ketika stok menipis, serta mengevaluasi usahanya melalui riwayat transaksi yang terekam dengan baik.

Meskipun tidak menggunakan perangkat sensor fisik, pendekatan Internet of Things (IoT) yang digunakan dalam program ini tetap relevan karena memfasilitasi konektivitas antara pengguna, perangkat lunak, dan perangkat keras secara efisien dan adaptif. Keunggulan sistem ini terletak pada biaya implementasi yang rendah, kemudahan penggunaan, serta fleksibilitas untuk diterapkan di berbagai kios dengan karakteristik serupa. Hasil yang diperoleh menunjukkan peningkatan akurasi pencatatan, respons yang baik terhadap notifikasi stok, dan tingkat kepuasan mitra yang tinggi.

Program ini tidak hanya memberikan manfaat langsung kepada mitra, tetapi juga memperkaya pengalaman dan keterampilan tim mahasiswa dalam menerapkan teknologi tepat guna. Dengan sistem yang siap pakai dan dokumentasi yang tersedia, solusi ini memiliki potensi besar untuk direplikasi di pasar tradisional lain sebagai langkah awal menuju transformasi digital UMKM yang berkelanjutan dan inklusif di Indonesia.

Penutup

Digitalisasi tidak melulu berarti penggunaan teknologi yang mahal atau rumit. Program ini membuktikan bahwa dengan pendekatan yang sederhana, ramah pengguna, dan sesuai kebutuhan, pelaku usaha mikro seperti kios pasar bisa memetik manfaat nyata dari teknologi. Pengelolaan persediaan barang yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat dilakukan lebih mudah, lebih akurat, dan lebih efisien melalui bantuan sistem sederhana berbasis Android.

Dengan adanya program ini, mitra memperoleh pengalaman baru dalam menjalankan usahanya dan memiliki dasar untuk berkembang secara mandiri. Sementara itu, mahasiswa sebagai pelaksana program juga belajar untuk mendesain, menerapkan, dan mengevaluasi solusi berbasis teknologi yang berdampak langsung pada masyarakat.

Ke depan, model ini sangat layak untuk direplikasi secara lebih luas, baik oleh pemerintah daerah, lembaga pemberdayaan UMKM, maupun komunitas mahasiswa lainnya. Transformasi digital yang dimulai dari kios sederhana bisa menjadi langkah awal untuk menciptakan ekosistem ekonomi rakyat yang lebih modern, tangguh, dan berkelanjutan.