Di balik seporsi martabak yang disajikan kepada pelanggan, terdapat berbagai aktivitas yang harus dikelola dengan baik agar usaha dapat berjalan lancar. Mulai dari mencatat pesanan, menghitung pembayaran, mengelola stok, hingga menyusun laporan penjualan harian merupakan rangkaian pekerjaan yang dilakukan setiap hari. Aktivitas tersebut mungkin terlihat sederhana, tetapi jika masih dikerjakan secara manual, kesalahan kecil dapat memberikan dampak yang cukup besar terhadap pengelolaan usaha.

Kondisi seperti ini masih banyak ditemukan pada berbagai Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) di Indonesia. Meskipun teknologi sudah berkembang pesat, tidak sedikit pelaku usaha yang tetap mengandalkan nota kertas sebagai media pencatatan transaksi. Cara tersebut memang mudah diterapkan dan tidak membutuhkan biaya yang besar. Namun, ketika jumlah pelanggan semakin meningkat dan transaksi berlangsung setiap hari, pencatatan manual mulai menunjukkan berbagai keterbatasannya. Kesalahan dalam perhitungan, nota yang hilang, hingga proses penyusunan laporan yang memakan waktu menjadi beberapa kendala yang sering dihadapi.

Permasalahan tersebut juga dialami oleh Martabak Top Jakarta, sebuah UMKM kuliner yang menjadi objek kajian dalam penelitian ini. Berdasarkan hasil observasi, seluruh proses transaksi masih dilakukan menggunakan nota kertas. Kasir mencatat setiap pesanan secara manual, menghitung pembayaran pelanggan, kemudian mengumpulkan seluruh nota untuk direkap menjadi laporan penjualan pada akhir hari. Proses ini memang telah digunakan cukup lama, tetapi semakin banyak transaksi yang terjadi, semakin besar pula kemungkinan munculnya kesalahan dalam pencatatan maupun perhitungan.

Selain membutuhkan waktu yang tidak sedikit, proses rekapitulasi manual juga menyulitkan pemilik usaha untuk memperoleh informasi penjualan secara cepat. Ketika ingin mengetahui jumlah transaksi atau total pendapatan pada hari tertentu, pemilik harus memeriksa kembali kumpulan nota yang telah disimpan. Apabila terdapat nota yang rusak, hilang, atau salah dicatat, maka laporan yang dihasilkan pun berpotensi kurang akurat. Kondisi tersebut tentu dapat memengaruhi proses pengambilan keputusan, terutama ketika pemilik ingin mengevaluasi perkembangan usahanya.

Sebenarnya, tantangan yang dihadapi UMKM saat ini bukan hanya tentang bagaimana meningkatkan jumlah penjualan. Pengelolaan data juga menjadi faktor yang tidak kalah penting. Informasi mengenai transaksi, pemasukan, maupun stok barang merupakan dasar dalam menentukan berbagai keputusan bisnis. Oleh karena itu, data yang akurat dan mudah diakses akan membantu pelaku usaha memahami kondisi usahanya dengan lebih baik sekaligus mempersiapkan langkah pengembangan di masa mendatang.

Melihat berbagai permasalahan tersebut, tim kami mencoba merancang sebuah sistem informasi transaksi dan pelaporan keuangan harian yang disesuaikan dengan kebutuhan operasional Martabak Top Jakarta. Tujuan dari perancangan ini bukan sekadar mengubah proses pencatatan dari manual menjadi digital, tetapi juga menghadirkan sistem yang mudah digunakan oleh kasir maupun pemilik usaha. Dengan adanya sistem tersebut, proses transaksi diharapkan dapat berlangsung lebih cepat, data tersimpan dengan lebih aman, dan laporan penjualan dapat dihasilkan secara otomatis tanpa harus melakukan rekapitulasi secara manual setiap hari.

Agar solusi yang dirancang benar-benar sesuai dengan kondisi di lapangan, penelitian ini diawali dengan memahami bagaimana proses bisnis berjalan selama ini. Tim melakukan observasi terhadap alur transaksi yang dilakukan oleh kasir, mulai dari pelanggan melakukan pemesanan hingga laporan penjualan disusun pada akhir jam operasional. Selain itu, dilakukan pula diskusi bersama pemilik usaha untuk mengetahui berbagai kendala yang paling sering muncul selama menjalankan aktivitas bisnis sehari-hari. Informasi tersebut menjadi dasar dalam menentukan kebutuhan sistem yang akan dirancang.

Pendekatan tersebut dipilih karena sebuah sistem informasi tidak cukup hanya dibangun dengan teknologi yang baik. Sistem juga harus mampu menjawab kebutuhan penggunanya dan menyelesaikan permasalahan yang benar-benar terjadi di lapangan. Dengan memahami kondisi operasional secara langsung, rancangan yang dihasilkan diharapkan dapat diterapkan dengan lebih efektif serta memberikan manfaat nyata bagi pelaku usaha.

Berdasarkan hasil pengamatan tersebut, dapat dilihat bahwa proses digitalisasi memiliki peluang besar untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan usaha. Namun, sebelum menentukan bentuk sistem yang paling sesuai, diperlukan analisis yang lebih mendalam terhadap kelemahan proses yang sedang berjalan. Analisis tersebut menjadi langkah penting karena akan menjadi dasar dalam menyusun rancangan sistem informasi yang mampu menjawab kebutuhan operasional Martabak Top Jakarta secara lebih tepat.

Sebelum sebuah sistem informasi dirancang, langkah yang paling penting adalah memahami terlebih dahulu bagaimana proses yang sedang berjalan. Tanpa mengetahui akar permasalahan yang sebenarnya, solusi yang dibuat berisiko tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Oleh karena itu, penelitian ini diawali dengan melakukan analisis terhadap aktivitas operasional yang berlangsung setiap hari di Martabak Top Jakarta agar rancangan sistem yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan usaha.

Berdasarkan hasil observasi, seluruh proses transaksi masih dilakukan secara manual menggunakan nota kertas. Setiap pelanggan yang datang akan memesan menu, kemudian kasir mencatat pesanan tersebut secara manual sebelum menghitung total pembayaran. Setelah transaksi selesai, seluruh nota dikumpulkan dan disimpan untuk direkap kembali pada akhir jam operasional sebagai laporan penjualan harian. Proses ini memang sudah menjadi kebiasaan, tetapi semakin banyak transaksi yang dilakukan, semakin besar pula kemungkinan munculnya kesalahan dalam pencatatan maupun perhitungan.

Kondisi tersebut paling terasa ketika usaha sedang ramai. Kasir tidak hanya bertugas melayani pelanggan, tetapi juga harus memastikan setiap transaksi tercatat dengan benar. Dalam situasi seperti ini, kesalahan kecil, seperti salah mencatat jumlah pesanan atau keliru menghitung pembayaran, dapat saja terjadi. Apabila tidak segera diketahui, kesalahan tersebut akan berpengaruh terhadap hasil laporan penjualan yang diterima oleh pemilik usaha.

Selain itu, proses penyusunan laporan harian juga membutuhkan waktu yang cukup lama. Setelah operasional selesai, seluruh nota harus diperiksa kembali satu per satu untuk menghitung total pendapatan pada hari tersebut. Cara ini tentu memerlukan ketelitian yang tinggi karena semua perhitungan masih dilakukan secara manual. Apabila terdapat nota yang hilang atau rusak, informasi transaksi menjadi tidak lengkap sehingga laporan yang dihasilkan berpotensi kurang akurat.

Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi tersebut, penelitian ini menggunakan metode PIECES sebagai alat analisis. Metode ini dipilih karena mampu mengidentifikasi kelemahan sistem dari enam aspek, yaitu Performance (kinerja), Information (informasi), Economics (ekonomi), Control (pengendalian), Efficiency (efisiensi), dan Service (pelayanan). Melalui pendekatan ini, setiap permasalahan dapat dianalisis secara lebih terstruktur sehingga solusi yang dirancang benar-benar didasarkan pada kebutuhan di lapangan.

Dari sisi kinerja (Performance), proses rekapitulasi penjualan masih membutuhkan waktu yang cukup lama karena seluruh transaksi harus dihitung kembali setelah jam operasional berakhir. Pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan secara otomatis justru masih mengandalkan perhitungan manual sehingga memperpanjang waktu penyusunan laporan.

Pada aspek informasi (Information), penggunaan nota kertas membuat data transaksi lebih rentan mengalami kerusakan maupun kehilangan. Ketika informasi yang dibutuhkan tidak tersimpan dengan baik, pemilik usaha akan kesulitan mencari kembali data transaksi tertentu. Kondisi tersebut juga dapat memengaruhi tingkat keakuratan laporan keuangan yang dihasilkan.

Selanjutnya, dari aspek ekonomi (Economics), kesalahan dalam pencatatan ataupun perhitungan dapat menimbulkan kerugian bagi pelaku usaha. Walaupun nominalnya mungkin tidak terlalu besar dalam satu transaksi, apabila terjadi berulang kali tentu akan memengaruhi hasil pendapatan secara keseluruhan. Selain itu, waktu yang digunakan untuk melakukan pencatatan dan rekapitulasi manual juga menjadi sumber daya yang sebenarnya dapat dimanfaatkan untuk aktivitas lain yang lebih produktif.

Pada aspek pengendalian (Control), pemilik usaha belum dapat memantau transaksi secara langsung karena seluruh data baru tersedia setelah proses rekapitulasi selesai dilakukan. Akibatnya, apabila terjadi kesalahan atau selisih transaksi, proses pengecekan membutuhkan waktu lebih lama karena harus menelusuri kembali seluruh nota yang telah dikumpulkan.

Kemudian, dari aspek efisiensi (Efficiency), proses kerja yang ada masih mengharuskan kasir melakukan pekerjaan yang sama secara berulang. Data yang telah dicatat pada nota masih harus dihitung kembali ketika menyusun laporan harian. Hal ini menunjukkan bahwa proses operasional belum berjalan secara optimal karena masih banyak pekerjaan yang sebenarnya dapat disederhanakan melalui pemanfaatan sistem informasi.

Sementara itu, pada aspek pelayanan (Service), kecepatan transaksi menjadi salah satu hal yang perlu diperhatikan. Ketika kasir membutuhkan waktu lebih lama untuk mencatat pesanan maupun menghitung pembayaran, antrean pelanggan juga akan semakin panjang, terutama pada jam-jam sibuk. Apabila kondisi ini terus berlangsung, kenyamanan pelanggan dapat ikut terpengaruh.

Hasil analisis tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar kendala yang dihadapi bukan disebabkan oleh kurangnya kemampuan pengelola usaha, melainkan karena proses operasional masih mengandalkan sistem manual. Oleh sebab itu, diperlukan sebuah solusi yang mampu membantu proses transaksi sekaligus mengelola data secara lebih cepat, akurat, dan terintegrasi. Berdasarkan temuan tersebut, tim kemudian mulai menyusun rancangan sistem informasi yang diharapkan dapat menjawab berbagai permasalahan tersebut tanpa mengubah alur kerja utama yang sudah dipahami oleh kasir maupun pemilik usaha.

Berdasarkan hasil analisis tersebut, tim kemudian mulai menyusun rancangan sistem informasi yang diharapkan dapat menjawab berbagai permasalahan tanpa mengubah alur kerja utama yang sudah dipahami oleh kasir maupun pemilik usaha. Tujuan utama dari perancangan ini bukan hanya memindahkan proses pencatatan dari kertas ke komputer, tetapi juga menciptakan sistem yang mudah digunakan sehingga dapat membantu aktivitas operasional sehari-hari.

Sistem yang diusulkan dirancang berbasis web sehingga dapat diakses melalui komputer maupun perangkat lain yang terhubung dengan jaringan. Dengan konsep tersebut, kasir dapat langsung mencatat pesanan pelanggan melalui aplikasi, sementara pemilik usaha dapat memantau hasil penjualan tanpa harus menunggu proses rekapitulasi selesai dilakukan. Seluruh data transaksi akan tersimpan secara otomatis di dalam basis data sehingga risiko kehilangan informasi dapat diminimalkan.

Dalam rancangan ini terdapat dua pengguna utama, yaitu kasir dan pemilik usaha. Kasir memiliki akses untuk melakukan login, mengelola data produk, memasukkan transaksi penjualan, serta melihat laporan harian yang berkaitan dengan aktivitas operasional. Sementara itu, pemilik usaha memiliki hak akses yang lebih luas, seperti memantau seluruh transaksi, melihat rekapitulasi pendapatan, mengelola data yang diperlukan, hingga mengunduh laporan sesuai periode yang diinginkan.

Alur penggunaan sistem juga dibuat sesederhana mungkin agar tidak menyulitkan pengguna. Ketika pelanggan melakukan pemesanan, kasir cukup memilih produk yang tersedia pada sistem kemudian memasukkan jumlah pesanan. Selanjutnya, sistem akan menghitung total pembayaran secara otomatis sehingga kasir hanya perlu memasukkan nominal uang yang diterima dari pelanggan. Setelah transaksi selesai, data akan langsung tersimpan dan secara otomatis menjadi bagian dari laporan penjualan. Dengan cara tersebut, proses yang sebelumnya dilakukan secara berulang kini dapat diselesaikan dalam satu alur kerja yang lebih praktis.

Selain membantu proses transaksi, sistem ini juga dirancang untuk mempermudah penyusunan laporan keuangan harian maupun bulanan. Selama ini, laporan harus dibuat dengan menghitung kembali seluruh nota yang telah dikumpulkan. Melalui sistem yang diusulkan, laporan dapat ditampilkan secara otomatis berdasarkan data transaksi yang telah tersimpan. Pemilik usaha tidak perlu lagi memeriksa satu per satu nota penjualan karena seluruh informasi telah tersusun dengan rapi dan dapat diakses kapan saja sesuai kebutuhan.

Penerapan sistem informasi ini diharapkan mampu memberikan manfaat yang nyata bagi operasional Martabak Top Jakarta. Dari sisi efisiensi, waktu yang sebelumnya digunakan untuk melakukan pencatatan dan rekapitulasi manual dapat dialihkan ke aktivitas lain yang lebih produktif. Kasir juga dapat lebih fokus melayani pelanggan karena sebagian besar proses perhitungan sudah dilakukan oleh sistem secara otomatis.

Manfaat lainnya adalah meningkatnya akurasi data. Setiap transaksi akan langsung tersimpan ke dalam basis data sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan maupun kehilangan data dapat dikurangi. Informasi penjualan yang tersusun dengan baik juga akan memudahkan pemilik usaha ketika ingin melakukan evaluasi terhadap perkembangan bisnisnya. Keputusan yang diambil pun dapat didasarkan pada data yang lebih akurat, bukan hanya berdasarkan perkiraan.

Dari sisi pelayanan, penggunaan sistem informasi juga berpotensi meningkatkan kenyamanan pelanggan. Proses transaksi menjadi lebih cepat karena kasir tidak lagi harus menghitung pembayaran secara manual ataupun melakukan pencatatan berulang. Waktu tunggu pelanggan dapat dikurangi, terutama ketika jumlah pengunjung sedang meningkat pada jam-jam tertentu. Meskipun terlihat sederhana, peningkatan kecepatan pelayanan dapat memberikan pengalaman yang lebih baik bagi pelanggan dan membantu menjaga kualitas layanan yang diberikan oleh usaha.

Melalui penelitian ini, tim memperoleh pengalaman bahwa proses digitalisasi tidak selalu harus dimulai dengan teknologi yang rumit. Langkah yang paling penting adalah memahami kebutuhan pengguna, kemudian merancang solusi yang benar-benar dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang ada. Dengan pendekatan tersebut, sistem yang dihasilkan tidak hanya memiliki fungsi yang baik secara teknis, tetapi juga lebih mudah diterapkan dalam kegiatan operasional sehari-hari.

Secara keseluruhan, hasil penelitian menunjukkan bahwa proses transaksi dan pelaporan keuangan di Martabak Top Jakarta masih memiliki beberapa keterbatasan karena seluruh aktivitas dilakukan secara manual. Kondisi tersebut menyebabkan proses kerja menjadi kurang efisien, membutuhkan waktu lebih lama, serta memiliki risiko kesalahan yang lebih tinggi. Setelah dilakukan analisis menggunakan metode PIECES, tim berhasil mengidentifikasi berbagai aspek yang perlu diperbaiki dan menjadikannya sebagai dasar dalam merancang sistem informasi yang lebih sesuai dengan kebutuhan usaha.

Rancangan sistem yang diusulkan diharapkan mampu menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi, mempercepat proses transaksi, menjaga keakuratan data, serta mempermudah penyusunan laporan penjualan. Walaupun penelitian ini masih berada pada tahap perancangan, hasil yang diperoleh dapat menjadi acuan bagi pengembangan sistem pada tahap berikutnya. Ke depannya, sistem masih dapat dikembangkan dengan menambahkan fitur-fitur lain, seperti integrasi pembayaran digital, pengelolaan stok secara otomatis, hingga penyajian laporan dalam bentuk grafik agar informasi yang ditampilkan semakin mudah dipahami.

Pada akhirnya, digitalisasi bukan sekadar mengikuti perkembangan teknologi, tetapi merupakan langkah nyata untuk membantu UMKM mengelola usahanya dengan lebih baik. Dengan memanfaatkan sistem informasi yang dirancang sesuai kebutuhan, pelaku usaha dapat mengurangi pekerjaan administratif yang berulang dan lebih fokus pada upaya meningkatkan kualitas produk maupun pelayanan kepada pelanggan. Harapannya, solusi yang diusulkan dalam penelitian ini tidak hanya bermanfaat bagi Martabak Top Jakarta, tetapi juga dapat menjadi gambaran bagi UMKM lain yang masih menghadapi kendala serupa dalam mengelola transaksi dan laporan keuangan secara manual.

Referensi

Afif, M., Ambarwati, A., & Setiawan, E. (2022). Perencanaan arsitektur sistem informasi pada Cafe Warung’e Dony dengan metode Zachman Framework. JTK3TI.

Hakim, A. R., Narulita, S., & Iswahyudi, M. (2024). Digitalisasi pencatatan keuangan usaha kecil mikro dan menengah (UMKM): Perlukah? Jurnal Akuntansi AKUNESA.

Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2022). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (17th ed.). Pearson Education.

Pressman, R. S. (2010). Software Engineering: A Practitioner’s Approach (7th ed.). McGraw-Hill.

Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2021). Accounting Information Systems (15th ed.). Pearson.

Septiani, D., Ferdiansyah, F., & Sunarto, S. (2024). Optimalisasi pengelolaan keuangan UMKM melalui digitalisasi pencatatan transaksi harian. Jurnal Pengabdian UNDIKMA.

Sommerville, I. (2016). Software Engineering (10th ed.). Pearson Education.

Whitten, J. L., & Bentley, L. D. (2007). Systems Analysis and Design Methods (7th ed.). McGraw-Hill.