UNIKOM

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi ?

Sebelum mengetahui apa itu Sistem Informasi Akuntansi, alanglah lebih baik kita mengetahui dulu apa yang disebut dengan sistem.

Pengertian Sistem

Secara konseptual kita dapat menjabarkan definisi sistem dalam dua kelompok pendekatan, yaitu defnisi sistem yang menekankan pada sisi prosedur yang merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Selanjutnya, definisi sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya merupakan kumpulan dari elemen atau komponen yang saling berinteraksi secara harmonis (integrasi) untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Agar sistem dapat dikenal antara satu sistem dengan sistem lainnya, maka berikut ciri-ciri sistem menurut Azhar Susanto (2017) : tujuan sistem, batas sistem, subsistem, hubungan sistem, ingkungan sistem dan input, proses, output. Untuk lebih jelasnya karakteristik sistem akan diuraikan sebagai berikut :

a. Tujuan Sistem

Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang ingin dicapai oleh suatu sistem. Agar target tersebut bisa tercapai, maka target atau sasaran tersebut harus diketahui terlebih dahulu ciri-ciri atau kriterianya. Ciri-ciri atau kriteria dapat juga digunakan sebagai tolak ukur dalam menilai keberhasilan suatu sistem dan menjadi dasar dilakukannya suatu pengendalian. Oleh karena itu di dalam menentukan tujuan suatu sistem harus diupayakan melibatkan orang-orang yang memiliki pengalaman yang sesuai dengan tujuan sistem yang akan dibangun untuk menghindari adanya penyimpangan baik dalam perancangan maupun pelaksanaannya.

b. Batas Sistem

Batas sistem merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara sistem dan lingkungannya. Batas sistem ini bagi umat manusia sangat relatif dan tergantung kepada tingkat pengetahuan dan situasi kondisi yang drasakan oleh orang yang melihat sistem tersebut.

c. Subsistem

Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu sistem, bisa fisik atau abstrak. Istilah lain dari kata subsistem adalah komponen, elemen atau unsur. Subsistem istilah yang digunakan untuk menunjukkan bagian dari sistem pada saat sistem tersebut menjadi konteks pembahasan. Jika subsistem tersebut menjadi sistem dan di dalam sistem ini juga terdapat subsistem yang lebih kecil, yang disebut sebagai supersistem.

d. Hubungan dan Herarki Sistem

Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antara subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan sistem yang lebih besar. Ada dua macam hubungan sistem, yaitu hubungan horizontal dan hubungan vertikal. Hubungan sistem dengan subsistem yang terlihat di gambar disebut dengan hubungan herarki yang menggambarkan tingkatan. Sedangkan hubungan horizontal menunjukkan hubungan antara subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat.

e. Komponen/Elemen Sistem (Input-Proses-Output)

Tiga komponen sistem fungsi/subsistem adalah input-proses- output, fungsi ini juga menunjukkan bahwa sistem sebagai proses tidak bisa berdiri sendiri, harus ada input dan output. Input merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam suatu sistem yang berupa energi, manusia, data, modal, dll. Proses merupakan perubahan dari input menjadi output. Output adalah hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem.

i. Lingkungan Sistem

Lingkungan sistem adalah faktor-faktor di luar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan sistem ada dua macam yaitu lingkungan eksternal (lingkungan yang berada di luar sistem) dan lingkungan internal (lingkungan yang berada di dalam suatu sistem).

Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan kombinasi dari dua suku kata yang mana suku kata tersebut bila secara mandiri memiliki arti yang berbeda, sehingga sebelum menjelaskan definisi sistem informasi, sangat diperlukan penjelasan mengenai konsep data dan informasi.

Simpulan dari definisi Informasi dari berbagai pakar dapat dinyatakan sebagai berikut: “Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”. Dari definisi tersebut dapat kita simpulkan bahwa pada dasarnya informasi merupakan hasil dari pengolahan data.

Sistem informasi telah banyak di definisikan oleh para pakar, yang pada intinya bahwa sistem Informasi merupakan komponen-komponen dari subsistem yang saling berhubungan dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi. Hal ini menunjukan bahwa sistem informasi merupakan suatu sistem yang secara khusus digunakan untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi.

Penggunaan Sistem informasi dalam suatu organisasi bentuknya bisa bermacam ragam, antara lain sebagai berikut:

  1. Manual Information System, merupakan sistem informasi yang pengolahan datanya bersumber dari proses manual di mana manusia lebih berperan.
  2. Mechanical Information System, merupakan sistem informasi yang pengolahan datanya bersumber dari proses peralatan atau mesin-mesin pembukuan dalam bentuk ini peran manusia masih dominan.
  3. Computer Based Information System, merupakan sistem informasi yang pengolahan datanya bersumber dari proses EDP di mana peran manusia kurang dominan karena sebagian besar peran manusia diambil alih oleh computer (IT).

Sistem Informasi dapat juga dinyatakan sebagai sistem pengolah data yang dapat didefinisikan sebagai serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan, guna mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. Pada dasarnya suatu sistem pengolahan data merupakan operasi berulang/atau yang dapat disebut dengan siklus, atau bisa juga disebut dengan data processing cycles (siklus pengolahan data). Unsur-unsur pokok dari aktivitas pengolahan data pada dasarnya mengacu pada terminologi komputer sebagai berikut:

  1. Reading (membaca)
  2. Writing, typing, card punching or paper tap perforating, frequently called input (menulis, mengetik membuat lubang/punch pada kartu atau paper sering disebut sebagai input)
  3. Recording or Printing, frequently called output (menyimpan atau mencetak sering disebut sebagai output)
  4. Sorting (mengurut/menyortir)
  5. Transmitting (menyampaikan atau memindahkan)
  6. Calculating(menghitung)
  7. Comparing (membandingkan)
  8. Storing (menyimpan)

Untuk mengolah data sehingga menghasilkan informasi sistem komputer dibantu oleh 6 (enam) komponen. (Azhar Sustanto. 2017), berikut penjelasan ke enam komponen sistem informasi akuntansi :

  1. Hardware. Hardware merupakan peralatan pada sistem komputer yang secara fisik dapat dilihat dan dipegang terdiri dari unsur- unsur:
  • Bagian pengolahan data (CPU/Central Processing Unit), adalah bagian yang terpenting yang mengatur segala pengolahan data dalam komputer.
  • Bagian penyimpanan data (memory/main storage space), adalah tempat menyimpan semua data yang merupakan ruang kerja CPU, memory ini terdiri dari:
    • RAM (Random Acces Memory) sifatnya sementara, data sewaktu-waktu dapat dihilangkan baik oleh kemauan operator atau listrik padam.
    • ROM (Read Only Memory) secara menyeluruh sifatnya tetap, biasanya data berupa instruksi yang akan digunakan oleh komputer dihilangkan dengan alat khusus.
  • Memory terdiri dari beberapa unit:
    • Unit register (register unit) yaitu mengatur urutan instruksi yang terekam
    • Unit pengontrol (control unit) yaitu pusat pengontrol untuk semua mekanisme kerja
    • Unit penghitungan (aritmatic unit) yaitu fungsi penghi- tungan
    • Unit logika yaitu melakukan logika misalnya memilih dan meneruskan.
  1. Software. Merupakan Program yang berisi perintah untuk melakukan pengolahan data. Software dapat dibedakan menjadi software operasi dan software aplikasi. Software operasi digunakan untuk menjalankan sistem computer (IOS, IBM, Windows, dll), sedangkan software aplikasi digunakan untuk mengoperasikan aplikasi atau pengolahan data yang lebih spesifik seperti SPSS untuk pengolahan data statistic, MYOB untuk akuntansi dll.
  2. Brainware. Merupakan pengguna dalam hal ini manusia yang terlibat dalam pengoperasian aplikasi komputer. Azhar Susanto (2017), menjelaskan komponen brainware terdiri dari Manager sistem informasi, Analis sistem informasi, Ahli komunikasi, Administrator database dan Programer.
  3. Prosedure. Prosedur dalam konteks umum dapat didefinisikan sebagai alur/mekanisme/proses. Dalam konteks yang lebih spesifik pprosedur merupakan urut-urutan yang menjelasan tahapan- tahapan perintah/instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, kapan dikerjakan dan bagaimana (mengerjakannya). Dalam kontek komponen sistem informasi akuntansi, Prosedur dapat didefinisikan sebagai rangkaian aktivitas/transaksi yang terjadi dalam kegiatan pengilahan transaksi keuangan, contohnya adalah: Siklus peneriman, Siklus produksi dan penggajian, Siklus pengeluaran, Penerimaan dan pengeluaran kas, Siklus GL dan pembuatan laporan keuangan.
  4. Database. Merupakan media penyimanan yang digunakan untuk mengumpulkan seluruh data data perusahaan dengan kapasitas penyimpanan yang besar. Database dapat juga dinyatakan sebagai kumpulan data yang terorganisasi, yang umumnya disimpan dan diakses secara elektronik dari suatu sistem komputer. Database dapat berupa Eksternal data keuangan dan internal data keuangan.
  5. Jaringan komunikasi. Merupakan suatu jaringan yang terhubung antara bagian-bagian dalam suastu organisasi yang bertujuan untuk menghasilkan komunikasi yang efektif dan efisien. Jaringan komunikasi dapat berupa satelit, intranet, internet, Network card untuk LAN, HUB/Switching, Acces point wireless LAN, Fiber optic, Router exchange, modem, Wireless Cardbus Adapter, Stasiun pemancar dan penerima, Very Small Aperturer Satelite (VSAT), Satelit, dan masih banyak lagi yang lainnya.

Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

AAA (American Accounting Association) menyatakan definisi akuntansi sebagai berikut:

“Accounting is the processes of identifying, measuring, and reporting economic information, which enable clear and unambiguous evaluation and decision, making by those who use the information” (Akuntansi merupakan proses mengidentifikasi, mengukur dan melaporkan informasi keuangan yang memungkinkan evaluasi dan pengambilan keputusan yang jelas dan tidak ambigu dari mereka yang menggunakan informasinya).

Berdasarkan definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa: Akuntansi merupakan proses yang terdiri dari identifikasi, pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi (bagian ini menjelaskan tentang kegiatan ekonomi). Informasi ekonomi yang dihasilkan oleh akuntansi diharapkan berguna dalam pengambilan keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan (bagian ini menunjukan kegunaan dari output akuntansi untuk penentuan strategi segi kegunaan dari akuntansi).

Sistem informasi akuntansi pada dasarnya merupakan sistem informasi yang didesain untuk menghasilkan informasi akuntansi/keuangan yang berkualitas untuk pengambilan keputusan bagi para penggunanya. Sistem informasi akuntansi adalah solusi yang tepat dalam menangani permasalahan dalam proses bisnis perusahaan. Penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi ditujukan untuk mendukung proses bisnis perusahaan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisian serta agar perusahaan dapat menyebarnya informasi akuntansi/keuangan di setiap lini manajemen perusahaan.

Sistem informasi akuntansi mulai dikembangkan pada tahun 1960-an, yang diawali dengan lahirnya Electronic Data Processing (EDP), yang merupakan sistem pengolahan data secara elektronik untuk suatu aktivitas bisnis yang spesifik (contoh: penjualan, pengadaan, pembayaran dll). Sistem informasi akutansi lahir untuk menyempurnakan konsep EDP, dengan cara mengintegrasikan berbagai pengolahan data elektronik (EDP) dalam suatu organisasi sehingga aktivitas bisnis/keuangan dapat berjalan dengan efektif dan efisien dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi Akuntansi/ keuangan yang terpadu, akurat, dan andal.

Secara konseptual Sistem informasi merupakan gabungan dari berbagai pengolahan data secara elektronik yang bertujuan untuk mengolah data menjadi informasi berkualitas yang di butuhkan dalam hal pengambilan keputusan berbagai penggunanya. Bagranoff et al., (2012:8).

Selanjutnya, Laudon & Laudon (2012:15) berpendapat bahwa sistem informasi akuntansi yang didefinisikan secara teknik adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian dalam suatu organisasi.

Berdasarkan berbagai definisi tersebut maka dapat dinyatakan bahwa sistem informasi akuntansi merupakan integrasi dari berbagai jaringan pengolahan data elektronik yang terpadu dengan berbagai komponen pendukungnya yang bertujuan untuk mengolah data akuntansi/keuangan menjadi informasi akuntansi/keuangan yang dapat digunakan berbagai pengguna informasi untuk pengambilan keputusan strategis yang efektif dan efisien.

Komponen Utama Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi terdiri dari 3 komponen utama, yaitu :

✓ Input, merupakan segala sesuatu yang masuk ke dalam suatu sistem, input bervariasi bisa berupa energi, manusia, data, modal dll. Input merupakan pemicu bagi sistem untuk melakukan proses.

✓ Proses, merupakan perubahan dari input menjadi output. Proses mungkin berupa perakitan yang menghasilkan satu macam outputdari berbagai macam input yang disusun berdasarkan aturan tertentu.

✓ Output, adalah hasil dari suatu proses yang merupakan tujuan dari keberadaan sistem. Output dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

  • Output yang langsung diberikan ke konsumen untuk dikonsumsi
  • Output suatu sistem yang dikonsumsi oleh subsistem yang lain dalam sistem yang sama dalam suatu siklus produksi
  • Output yang merupakan bagian dari output secara keseluruhan yang dapat dikonsumsi oleh sistem yang lain atau oleh sistem yang bersangkutan, tapi menjadi tidak berguna kalau dibuang ke lingkungan.

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi

Penggunaan Sistem Informasi Akuntansi secara umum yaitu untuk mengolah data transaksi keuangan perusahaan, penggunaan yang lebih spesifik selanjutnya dapat dijelaskan sebagai berikut:

  • Menyediakan Laporan keuangan secara periodik (rutin) bagi pihak internal dan pihak eksternal. Laporan keuangan perusahaan merupakan informasi akuntansi/keuangan yang berharga bagi berbagai pihak yang membutuhkan, hal ini sejalan dengan tujuan perusahaan dalam menggunakan sistem informasi yaitu untuk memenuhi kebutuhan informasi akuntansi/keuangan dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah dll.
  • Mensuport aktivitas transaksi keuangan secara rutin dalam suatu organisasi/entitas. Pimpinan dan manajer, membutuhkan sistem informasi untuk membantu akivitas rutin suatu organisasi perusahaan. Aktivitas rutin yang dilakukan perusahaan seperti: penerimaan pesanan pelanggan, mengirimkan barang atau jasa, membuat faktur penagihan, dan melakukan penagihan pada pelanggan.
  • Mendukung dalam Proses Pengambilan Keputusan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi proses pengambilan keputusan pada setiap lini organisasi dapat tercapai dengan segera, contohnya informasi yang berkaitan bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan transaksi pembelian dapat dijadikan dasar pengambilan keputusan.
  • Melaksanakan aktivitas Perencanaan dan Pengendalian Internal
  • Sistem informasi akuntansi diperlukan juga dalam proses perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran biaya dan penerimaan kas perusahaan yang disimpan dalam database perusahaan dapat digunakan untuk aktivitas perencanaan perusahaan. Pengendalian internal mencakup kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang diterapkan dengan tujuan untuk melindungi asset kekayaan perusahaan dari kerugian korporasi dan memelihara keakuratan data keuangan perusahaan. Sebagai contoh suatu sistem informasi dapat mencegah adanya penyalah gunaan penggunaan data-data keuangan perusahaan karena dengan adanya sistem komputerisasi seorang pegawai memiliki hak akses masing- masing terhadap sistem operasi komputer yang akan dikerjakannya. Sistem komputer akan membatasi hak akses dari masing-masing pengguna sistem informasi tersebut sehingga kerahasiaan data dapat terjaga dengan baik. Di samping itu dengan adanya sistem informasi format data entri dapat dirancang secara otomatis untuk memeriksa error dan mencegah jenis tertentu dari data entri yang akan melanggar aturan-aturan yang sudah dibuat.

Fungsi Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi Akuntansi akan melakukan lima fungsi utama dalam aktivitas kegiatannya sehari-hari yaitu:

  1. Aktivitas mengidentifikasikan, mengumpulkan dan menyimpan data dari seluruh operasi perusahaan. Fungsi ini terdiri dari akti-vitas memeriksa keabsahan data transaksi dengan cara memeriksa ketepatan dan kelengkapan dari dokumen/formulir yang tersedia, menginput data transaksi ke dalam sistem pemrosesan, dan menyimpan data transaksi ke dalam media penyimpanan (database/ arsip perusahaan)
  2. Melakukan pemrosesan data menjadi informasi yang berguna bagi berbagai pihak yang berkepentingan. Aktivitas ini meliputi:
    • Pengklasifikasian data
    • Mencatat dokumen
    • Mengurutkan atau menyusun dan mengelompokkan data
    • Menggabungkan data
    • Melakukan penghitungan
    • Peringkasan dan pelaporan hasil pengolahan data.
  3. Melakukan manajemen data-data yang ada ke dalam kelompok- kelompok sudah ditetapkan oleh perusahaan. Fungsi manajemen data meliputi: penyimpanan data, pemutakhiran data, dan pemanggilan/pemunculan data kembali (retiriving).
  4. Melakukan kontrol data yang cukup sehingga aset organisasi dapat terjaga yang meliputi: menjaga dan menjamin keamanan asetperusahaan dan menjamin bahwa data yang diperoleh perusahaan sudah lengkap, akurat dan lengkap serta diproses sesuai dengan prosedur yang benar.
  5. Menyediakan informasi akuntansi/keuangan yang memadai bagi berbagai pihak yang berkepentingan seperti manajemen, investor, pimpinan perusahaan dan masih banyak lagi yang lainnya.

Manfaat Sistem Informasi

Sistem informasi memiliki berbagai macam manfaat di antaranya adalah untuk:

  1. menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien
  2. Meningkatkan kualitas pengolahan data dan mengurangi biaya produksi dan jasa yang dihasilkan serta meningkatkan efisiensi
  3. Meningkatkan kemampuan dalam hal pengambillan keputusan
  4. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.

Referensi : Puspitawati, Lilis. Sri, Dewi, Anggadini. 2022. Desain dan Analisis Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Informatika Bandung.