Di era digital yang berkembang pesat, kebutuhan untuk beradaptasi dengan teknologi semakin mendesak bagi bisnis dari berbagai skala, termasuk bisnis kecil dan menengah (UKM). Salah satu aspek penting dalam operasional bisnis yang mendapatkan perhatian khusus adalah akuntansi. Akuntansi memegang peran vital dalam pengelolaan keuangan, pelaporan, dan analisis performa bisnis, yang semuanya menjadi dasar dalam pengambilan keputusan strategis. Namun, banyak UKM menghadapi kendala dalam mengelola akuntansi secara efisien, terutama karena keterbatasan anggaran, sumber daya manusia, dan waktu. Untuk mengatasi tantangan ini, akuntansi cloud telah menjadi solusi yang semakin populer.

Akuntansi cloud adalah pendekatan modern yang memanfaatkan teknologi cloud untuk menjalankan fungsi akuntansi secara daring. Dengan bantuan akuntansi cloud, pelaku bisnis dapat mengelola, mengakses, dan memperbarui data keuangan mereka secara real-time melalui internet. Proses yang sebelumnya memerlukan perangkat lunak desktop khusus atau bahkan pencatatan manual kini bisa dilakukan dengan lebih mudah dan fleksibel. Inovasi ini bukan hanya membantu UKM meningkatkan efisiensi, tetapi juga memberikan mereka akses ke teknologi canggih yang dulunya hanya bisa dinikmati oleh perusahaan besar dengan anggaran teknologi yang besar.

Penerapan teknologi cloud dalam akuntansi bukan sekadar tren. Menurut penelitian dan laporan industri, pasar solusi akuntansi berbasis cloud mengalami pertumbuhan pesat seiring dengan meningkatnya adopsi digital dalam berbagai sektor. Layanan cloud yang semakin canggih juga memungkinkan integrasi dengan perangkat lunak lain yang digunakan dalam bisnis, seperti sistem manajemen sumber daya manusia (HRM), sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan sistem point of sale (POS). Semua ini memberi nilai tambah bagi UKM, yang kini memiliki opsi untuk menjalankan bisnis dengan pendekatan yang lebih terintegrasi dan terpadu.

Namun, seperti halnya adopsi teknologi baru lainnya, transisi menuju akuntansi cloud memerlukan pemahaman yang mendalam tentang manfaat dan risiko yang mungkin dihadapi. UKM perlu mempertimbangkan berbagai faktor, seperti biaya, keamanan data, kemampuan integrasi, serta kesiapan tim dalam beradaptasi dengan teknologi baru. Selain itu, penting untuk memahami berbagai implikasi yang mungkin timbul, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang, agar UKM dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalisir potensi masalah.

Artikel ini akan membahas lebih dalam mengenai manfaat utama yang ditawarkan akuntansi cloud bagi UKM, serta tantangan atau implikasi yang perlu dipertimbangkan. Dengan penjelasan ini, diharapkan pelaku bisnis dapat membuat keputusan yang tepat tentang apakah sistem akuntansi cloud merupakan pilihan yang tepat untuk mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis mereka di masa depan.

Manfaat Akuntansi Cloud bagi UKM

• 1. Pengurangan Biaya Operasional

Penerapan akuntansi cloud tidak memerlukan perangkat keras tambahan atau investasi besar dalam infrastruktur IT, yang biasanya diperlukan dalam sistem akuntansi tradisional. UKM hanya perlu berlangganan layanan, yang biayanya sering kali lebih rendah dan terjangkau bagi bisnis kecil. Pembaruan sistem dan pemeliharaan juga menjadi tanggung jawab penyedia layanan, sehingga bisnis tidak perlu mempekerjakan tim IT khusus untuk manajemen akuntansi.

• 2. Aksesibilitas dan Fleksibilitas

Dengan akuntansi cloud, pemilik bisnis dan tim keuangan dapat mengakses data kapan saja dan dari mana saja selama terhubung dengan internet. Ini sangat bermanfaat bagi UKM yang memiliki tim dengan mobilitas tinggi atau bekerja dari jarak jauh. Fleksibilitas ini memungkinkan akses ke laporan keuangan, data transaksi, dan lainnya secara real-time tanpa perlu kembali ke kantor atau mengandalkan perangkat khusus.

• 3. Keamanan Data

Keamanan data sering menjadi kekhawatiran utama dalam adopsi teknologi baru. Namun, sistem akuntansi cloud dilengkapi dengan lapisan keamanan yang kuat, termasuk enkripsi data, firewall, dan otentikasi multi-faktor. Penyedia layanan cloud yang tepercaya memiliki protokol keamanan ketat untuk melindungi data pengguna dari ancaman cyber dan akses tidak sah. Selain itu, data juga dicadangkan secara otomatis di server cloud, sehingga risiko kehilangan data akibat kerusakan perangkat keras atau bencana alam dapat diminimalkan.

• 4. Peningkatan Kolaborasi Tim

Dengan akuntansi cloud, anggota tim dapat bekerja sama dalam mengelola keuangan perusahaan secara lebih efisien. Sistem ini memungkinkan beberapa pengguna untuk mengakses data dan bekerja pada dokumen yang sama secara bersamaan. Kolaborasi ini sangat bermanfaat dalam proses rekonsiliasi akun atau penyusunan laporan keuangan, karena semua data tersimpan dalam satu platform dan dapat diperbarui secara real-time.

• 5. Kemudahan Integrasi dengan Aplikasi Lain

Banyak platform akuntansi cloud yang mendukung integrasi dengan aplikasi bisnis lain seperti perangkat lunak manajemen inventaris, HR, dan CRM. Integrasi ini membantu mengotomatisasi berbagai tugas akuntansi, mengurangi potensi kesalahan manual, dan mempercepat proses bisnis. Misalnya, data penjualan dari aplikasi POS dapat secara otomatis diimpor ke dalam sistem akuntansi, sehingga laporan keuangan menjadi lebih akurat dan mudah diperbarui.

• 6. Pembaruan dan Pemeliharaan Otomatis

Karena sistem akuntansi cloud dikelola oleh pihak ketiga, UKM tidak perlu khawatir tentang pembaruan perangkat lunak atau pemeliharaan teknis. Pembaruan dilakukan secara otomatis oleh penyedia layanan, yang memastikan bahwa bisnis selalu menggunakan versi terbaru dari perangkat lunak tanpa biaya tambahan. Ini berbeda dari sistem tradisional yang memerlukan pembaruan manual dan biaya tambahan untuk pemeliharaan perangkat keras.

Contoh penerapan akuntansi cloud beserta penjelasan untuk setiap manfaat utama yang dapat dirasakan oleh bisnis kecil dan menengah (UKM):

• 1. Contoh Pengurangan Biaya Operasional: Toko Buku “Ruang Baca”

Toko Buku “Ruang Baca” adalah sebuah UKM yang memiliki tiga cabang di kota berbeda. Awalnya, mereka menggunakan perangkat lunak akuntansi tradisional yang membutuhkan pembaruan manual dan pemeliharaan rutin. Untuk mengatasi biaya perangkat keras dan pemeliharaan perangkat lunak yang tinggi, pemilik toko memutuskan untuk beralih ke akuntansi cloud. Dengan langganan platform akuntansi cloud seperti Xero, “Ruang Baca” hanya perlu membayar biaya bulanan tetap tanpa tambahan biaya untuk pembaruan perangkat lunak atau pemeliharaan infrastruktur.

Penjelasan: Akuntansi cloud menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras khusus dan pengeluaran besar untuk pembaruan perangkat lunak. Biaya berlangganan yang relatif rendah membantu bisnis kecil mengurangi beban biaya operasional, sehingga anggaran yang ada bisa dialokasikan ke kegiatan lain, seperti pemasaran atau ekspansi.

• 2. Contoh Aksesibilitas dan Fleksibilitas: Startup “Sajiware”

“Sajiware” adalah sebuah startup katering yang melayani berbagai acara di beberapa kota. Tim keuangan mereka harus bekerja secara jarak jauh dan memiliki mobilitas tinggi. Sebelum menggunakan akuntansi cloud, pencatatan keuangan hanya bisa diakses dari kantor utama, sehingga proses pelaporan keuangan membutuhkan waktu lebih lama. Setelah beralih ke akuntansi cloud, para manajer keuangan “Sajiware” kini bisa mengakses laporan keuangan dan data transaksi dari mana saja, baik dari rumah, kantor, atau bahkan saat berada di acara katering.

Penjelasan: Akuntansi cloud memberikan fleksibilitas dan aksesibilitas tinggi, memungkinkan pengguna untuk melihat data keuangan kapan saja dan dari lokasi mana saja dengan koneksi internet. Ini mempermudah operasional UKM dengan mobilitas tinggi atau tim yang bekerja dari berbagai lokasi.

• 3. Contoh Keamanan Data: Perusahaan Kerajinan “SeniKreasi”

“SeniKreasi” adalah bisnis kerajinan tangan dengan data keuangan yang sangat sensitif. Di masa lalu, mereka pernah mengalami kehilangan data akibat komputer rusak, sehingga pemilik bisnis memutuskan untuk beralih ke akuntansi cloud. Platform cloud yang mereka pilih menyediakan enkripsi data dan fitur otentikasi multi-faktor, yang memastikan hanya orang tertentu yang dapat mengakses data tersebut. Selain itu, semua data otomatis dicadangkan di server cloud, sehingga risiko kehilangan data menjadi lebih kecil.

Penjelasan: Keamanan data di akuntansi cloud dilengkapi dengan berbagai fitur, seperti enkripsi, otentikasi multi-faktor, dan pencadangan otomatis, yang membantu melindungi data sensitif dari kehilangan atau pencurian. Bagi UKM yang sering khawatir tentang keamanan data, akuntansi cloud menjadi pilihan yang lebih aman dibandingkan menyimpan data di perangkat lokal.

• 4. Contoh Peningkatan Kolaborasi Tim: Bisnis Konsultan “Inovasi Consulting”

“Inovasi Consulting” adalah sebuah konsultan bisnis dengan beberapa kantor cabang. Sebelum menggunakan akuntansi cloud, setiap cabang harus mengirim laporan keuangan bulanan secara manual, sehingga seringkali terjadi keterlambatan dalam penyusunan laporan keuangan secara keseluruhan. Dengan sistem akuntansi cloud, kini setiap cabang dapat langsung menginput data ke dalam sistem secara real-time, sehingga laporan keuangan perusahaan bisa diakses kapan saja oleh seluruh manajemen di setiap lokasi.

Penjelasan: Akuntansi cloud memungkinkan kolaborasi antaranggota tim secara real-time, yang meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data keuangan. Banyak pengguna dapat mengakses dan memperbarui informasi di satu platform yang sama, sehingga tugas yang biasanya memakan waktu lama dapat diselesaikan lebih cepat.

• 5. Contoh Integrasi dengan Aplikasi Lain: Restoran “LezatBersama”

“LezatBersama” adalah restoran yang menggunakan sistem POS untuk pencatatan transaksi harian. Dengan menggunakan QuickBooks sebagai platform akuntansi cloud, “LezatBersama” dapat mengintegrasikan data penjualan dari sistem POS langsung ke dalam perangkat lunak akuntansi mereka. Hal ini memungkinkan data penjualan masuk ke laporan keuangan secara otomatis setiap harinya, yang membuat laporan pendapatan lebih akurat dan terkini.

Penjelasan: Akuntansi cloud yang terintegrasi dengan aplikasi bisnis lain seperti POS, CRM, atau manajemen inventaris, dapat membantu mengotomatisasi pencatatan data, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat proses pembuatan laporan keuangan. Bagi UKM, integrasi ini membantu mengurangi beban kerja serta meningkatkan akurasi data.

• 6. Contoh Pembaruan Otomatis: Perusahaan Desain Grafis “WarnaKreatif”

“WarnaKreatif” adalah perusahaan desain grafis kecil yang menggunakan platform akuntansi cloud FreshBooks untuk memantau proyek dan pengeluaran mereka. Setiap kali ada pembaruan atau fitur baru, platform tersebut secara otomatis memperbarui sistem tanpa perlu biaya tambahan atau intervensi teknis dari pihak “WarnaKreatif”. Hal ini membantu mereka selalu memiliki akses ke versi terbaru dari perangkat lunak tanpa harus khawatir tentang pengelolaan pembaruan.

Penjelasan: Sistem akuntansi cloud selalu diperbarui oleh penyedia layanan secara otomatis, tanpa memerlukan biaya tambahan atau gangguan pada proses bisnis. Ini adalah keuntungan besar bagi UKM yang tidak memiliki tim IT khusus atau anggaran besar untuk perawatan perangkat lunak.

Implikasi Akuntansi Cloud bagi UKM

• 1. Kesiapan Digital dan Infrastruktur Internet

Meskipun akuntansi cloud memiliki banyak keuntungan, penggunaannya membutuhkan akses internet yang stabil. UKM yang berada di daerah dengan konektivitas internet rendah mungkin mengalami kesulitan dalam mengakses data secara real-time. Selain itu, UKM harus siap dengan investasi kecil dalam infrastruktur digital, seperti perangkat komputer atau tablet yang kompatibel, untuk memanfaatkan manfaat penuh dari sistem ini.

• 2. Adaptasi Karyawan terhadap Teknologi Baru

Penerapan akuntansi cloud membutuhkan perubahan dalam alur kerja dan penyesuaian dalam penggunaan teknologi baru. Beberapa karyawan mungkin mengalami kesulitan dalam beradaptasi dengan perubahan ini, terutama jika mereka terbiasa dengan sistem akuntansi manual atau desktop. Oleh karena itu, pelatihan dan bimbingan sangat penting untuk membantu karyawan memahami cara kerja akuntansi cloud serta memaksimalkan potensi sistem ini.

• 3. Ketergantungan pada Pihak Ketiga

Salah satu kelemahan dari akuntansi cloud adalah ketergantungan pada penyedia layanan cloud. Jika terjadi masalah teknis atau gangguan pada server, akses ke data keuangan dapat terganggu, yang dapat memengaruhi operasional bisnis. Karena itu, penting bagi UKM untuk memilih penyedia layanan yang andal dengan reputasi baik dalam hal ketersediaan sistem dan dukungan teknis.

• 4. Tantangan dalam Menjaga Keamanan Data

Meski penyedia layanan cloud menawarkan protokol keamanan yang canggih, UKM tetap memiliki tanggung jawab dalam menjaga keamanan data. Contohnya, penerapan kebijakan kata sandi yang kuat dan pendidikan karyawan tentang praktik keamanan yang baik. Keamanan juga mencakup penyesuaian hak akses, di mana hanya karyawan tertentu yang memiliki akses ke data sensitif untuk meminimalkan risiko kebocoran informasi.

Studi Kasus Penerapan Akuntansi Cloud pada UKM

Berbagai UKM di seluruh dunia telah berhasil menerapkan akuntansi cloud dengan hasil yang positif. Misalnya, sebuah bisnis retail di Indonesia yang berfokus pada produk kerajinan tangan mulai menggunakan Xero sebagai solusi akuntansi cloud mereka. Dengan memanfaatkan fitur otomatisasi pada Xero, seperti pembuatan faktur dan pelacakan inventaris, mereka berhasil menghemat waktu dalam pengelolaan keuangan hingga 30%.

Studi kasus lain adalah sebuah startup digital yang menawarkan jasa konsultasi keuangan. Dengan mengintegrasikan akuntansi cloud dan sistem CRM, mereka mampu mengelola klien dengan lebih baik serta mengurangi kesalahan dalam pengelolaan faktur dan pembayaran. Akuntansi cloud membantu mereka menyediakan laporan keuangan harian kepada pemilik, sehingga keputusan bisnis dapat dibuat lebih cepat.

Tips Memilih Platform Akuntansi Cloud untuk UKM

Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis – Pilih platform yang memiliki fitur yang sesuai dengan skala dan jenis usaha Anda. Tidak semua platform menawarkan fitur yang sama, jadi pastikan untuk memilih yang menawarkan fungsi penting seperti faktur, pelacakan biaya, dan laporan keuangan.

Perhatikan Kemudahan Penggunaan – Pilih platform yang memiliki antarmuka yang mudah dipahami dan ramah pengguna. Banyak UKM yang tidak memiliki tim IT khusus, sehingga platform yang mudah digunakan akan membantu dalam implementasi dan adaptasi.

Pertimbangkan Biaya Langganan – Pastikan biaya langganan sesuai dengan anggaran Anda. Beberapa platform menawarkan paket dengan harga bervariasi, tergantung pada fitur yang ditawarkan. Jika memungkinkan, manfaatkan masa uji coba gratis untuk mengetahui apakah platform tersebut cocok untuk bisnis Anda.

Cek Reputasi Penyedia Layanan – Pilih platform dari penyedia yang memiliki reputasi baik dalam hal keamanan, ketersediaan layanan, dan dukungan pelanggan. Testimoni dari pengguna lain dan ulasan online dapat memberikan gambaran tentang kualitas layanan yang ditawarkan.

Evaluasi Fitur Keamanan – Keamanan data adalah hal yang krusial, terutama dalam hal data keuangan. Pastikan penyedia layanan menawarkan enkripsi data, otentikasi multi-faktor, dan protokol keamanan lainnya untuk melindungi data Anda dari akses tidak sah.

Kesimpulan

Akuntansi cloud merupakan inovasi yang membuka peluang bagi UKM untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mempermudah pengelolaan keuangan. Dengan manfaat seperti pengurangan biaya operasional, peningkatan fleksibilitas, keamanan data yang lebih baik, serta integrasi dengan aplikasi lain, akuntansi cloud membantu UKM menghadapi tantangan akuntansi dengan cara yang lebih modern dan efisien.

Namun, penerapan akuntansi cloud juga memerlukan kesiapan dalam hal infrastruktur internet, adaptasi karyawan, dan pemilihan penyedia layanan yang tepercaya. Oleh karena itu, penting bagi UKM untuk melakukan riset dan persiapan sebelum memutuskan untuk beralih ke sistem akuntansi cloud. Dengan langkah yang tepat, akuntansi cloud dapat menjadi aset berharga bagi pertumbuhan dan keberlanjutan bisnis UKM di era digital.

Refrensi

Rumetna, M. S., & Sembiring, I. (Tahun). Pemanfaatan Cloud Computing bagi Usaha Kecil Menengah (UKM). Magister Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Satya Wacana.