Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) adalah bentuk usaha yang dilakukan oleh individu atau kelompok seperti badan usaha kecil dan rumah tangga di Indonesia. Menurut informasi terbaru dari Kementerian UKM (Usaha Kecil dan Menengah), jumlah UMKM di Indonesia pada tahun 2024 mencapai lebih dari 65 juta unit yang tersebar di berbagai sektor seperti kuliner, fashion, kerajinan tangan serta teknologi digital.
Namun, di balik potensi besar ini, UMKM masih menghadapi berbagai tantangan yang menghambat perkembangan dan keberlanjutan usaha mereka. Salah satu masalah utama adalah kurangnya kesadaran dan kemampuan dalam melakukan pencatatan keuangan yang rapi, terstruktur, dan akurat karena mereka masih mengandalkan catatan transaksi yang hanya berdasarkan rekening dan mobile banking saja bahkan lebih parahnya beberapa hanya menulis dari ingatan mereka saja berdasarkan transaksi, yang terjadi adalah bisnis tidak bisa berjalan lancar dengan semestinya dengan alasan karena mereka kerepotan jika harus mencatat sekaligus melakukan aktivitas dagang.
Pencatatan keuangan seringkali menjadi hal yang sangat disepelekan dan merepotkan bagi pengusaha khususnya pada UMKM, hal ini disebabkan karena kegiatan pencatatan harus dilakukan berulang – ulang dan terperinci, pada akhirnya seringkali terabaikan padahal pencatatan dan pembukuan keuangan sangat penting dan berguna untuk mendukung pertumbuhan bisnis, pengembalian keputusan yang bijaksana, dan keberlangsungan bagi bisnis, ditambah lagi, banyak yang bekerja sendirian atau hanya dibantu oleh beberapa orang, sehingga pencatatan keuangan tidak menjadi prioritas.
Alasan lainnya karena pedagang UMKM kurangnya ilmu akuntansi dan sudah merasa cukup informasi terhadap keuangan dan mengandalkan pendekatan yang mereka jalankan. Banyak pengusaha UMKM tidak memiliki latar belakang pendidikan formal di bidang akuntansi, sehingga mereka cenderung menganggap pencatatan keuangan sebagai sesuatu yang rumit. Hal ini seringkali membuat mereka merasa enggan untuk mencoba, bahkan sekadar mempelajari dasar – dasar pencatatan. Informasi tersebut tidak cukup dan tidak mampu untuk memenuhi informasi keuangan yang dibutuhkan karena pada dasarnya pencatatan keuangan merupakan hal yang kompleks yang nantinya pencatatan tersebut akan menghasilkan laporan – laporan berupa laporan laba rugi, perubahan modal arus kas dan posisi keuangan. Apabila transaksi atau data yang dimasukkan tidak lengkap maka hasilnya rinciannya dipastikan akan mempengaruhi usaha sendiri kedepannya.
Membuat pencatatan keuangan di usaha dengan rutin pastinya memiliki manfaat yang berguna untuk usaha kedepannya, mengetahui keuntungan yang didapat serta mendapatkan gambaran yang jelas tentang prospek langsung dengan pencatatan keuangan juga bisa mudah melihat jumlah transaksi yang dilakukan mulai dari pemasukan dan pemasukan sampai hutang piutang usaha.
Berikut 3 laporan yang wajib ada di buku pencatatan keuangan :
- Laporan Arus Kas (Cash Flow Statement)
Laporan ini memantau aliran uang masuk dan keluar, memeriksa apakah uang dikeluarkan untuk membayar hutang atau membeli persediaan, artinya menjelaskan keuntungan di atas kertas dengan kas nyata.
Komponen utama dari Cash Flow Statement :
- Aktivitas arus kas operasi (Operating Activities)
Mencatat pemasukan dan pengeluaran terkait kegiatan operasional, contoh kas masuk adalah hasil penjualan dan contoh kas keluar adalah biaya bahan baku, gaji karyawan, iklan, dll. - Aktivitas arus kas investasi (Investing Activities)
Mencatat aktivitas investasi perusahaan, contohnya adalah penjualan penjualan setiap aset (misalnya gedung) dan contoh pengeluaran seperti pembelian lahan atau alat produksi. - Aktivitas arus kas pendanaan (Financing Activities)
Mencatat keluar – masuknya uang yang terkait dengan pendanaan dan pembagian dividen, contohnya kas masuk seperti pinjaman atau penjualan saham dan contoh kas keluar adalah pembayaran dividen atau pembelian kembali saham.
Metode yang dilakukan untuk membuat laporan arus kas yaitu :
- Metode Langsung (Direct Method)
Salah satu metode untuk menyusun bagian arus kas dari aktivitas operasi. Dalam metode ini, arus kas ditampilkan secara langsung berdasarkan penerimaan cash (Cash Receipts) dan pengeluaran kas (Cash Payments). - Metode Tidak Langsung (Indirect Method)
Menyusun bagian dalam laporan arus kas dari aktivitas operasi dengan memulai dari laba bersih (Net Income) dan melakukan penyesuaian untuk mengubahnya menjadi arus kas bersih.
Tujuan laporan arus kas sendiri ialah untuk membantu pemangku kepentingan memahami pendapatan perusahaan dan sumbernya secara transparan.
- Laporan Laba Rugi (Income Statement)
Laporan laba rugi bagi keuangan sangat penting untuk menjadi acuan utama kondisi finansial perusahaan. Laporan ini harus dibuat detail agar dapat dipertanggungjawabkan dan merupakan suatu usaha yang dihasilkan pada satu periode.
Ada pula unsur – unsur dalam laporan laba rugi :
- Pendapatan (Revenue)
pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan yang menyebabkan peningkatan ekuitas. - Beban (Expense)
Merupakan arus keluar atau masuknya suatu aktiva atau pemakaian yang akan memunculkan liabilitas dalam suatu periode tertentu. - Keuntungan (Profit)
Karena adanya peningkatan ekuitas karena terjadi transaksi perusahaan yang dihasilkan dari pendapatan atau investasi perusahaan. - Kerugian (Loss)
Kebalikan dari Keuntungan (Profit), yaitu penurunan ekuitas dimana adanya transaksi yang dilakukan oleh perusahaan akibat dari beban dan distribusi pada perusahaan.
Struktur pendapatan dan beban perusahaan :
- Langkah Tunggal (Single-Step)
Suatu kategori pendapatan dan pengeluaran laporan bersifat sederhana, tidak menunjukkan detail perputaran keuangan yang terjadi dan biasanya digunakan oleh perusahaan dagang atau UMKM. - Multi Langkah (Multiple-Step)
Biasanya digunakan para akuntan dengan memisahkan akun biaya dalam akunnya, lebih relevan dan lebih mendetail, fungsi laporan ini dibuat berdasarkan standar yang sudah ditetapkan oleh perusahaan dagang besar maupun pemangku kepentingan kreditor dan investor jasa.
Laporan laba rugi harus dibuat pada akhir bulan maupun akhir tahun berdasarkan interval yang sudah disetujui, fungsinya untuk menjadi bahan evaluasi keuangan ketika perusahaan berjalan selama satu bulan atau setahun, catatan laba rugi juga berfungsi untuk mengetahui perkembangan suatu perusahaan, cara mengetahuinya adalah dengan melihat kondisi keuangan yang nantinya akan menjadi tolak ukur perkembangan atau sebaliknya.
- Neraca (Balance Sheet)
Adalah laporan keuangan yang memberikan gambaran tentang posisi keuangan suatu perusahaan pada waktu tertentu. Neraca menampilkan tiga elemen utama: aktiva (Asset), kewajiban (Liabilities), dan ekuitas atau modal (Equity). Ada dua bentuk laporan neraca, yaitu berbentuk stavel (vertikal) dan bentuk skontro (horizontal).
Contoh komponen pada laporan neraca :
- Aktiva (Asset)
Hal ini merujuk ke sumber daya yang dimiliki yang bernilai ekonomi, Aset merupakan kekayaan perusahaan yang digunakan untuk kebutuhan operasional.- Aset Lancar
Adalah jenis aset yang dapat dengan mudah diubah menjadi uang tunai atau digunakan dalam operasi bisnis sehari-hari dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. - Aset Tetap
Adalah aset berwujud jangka panjang yang dimiliki dan digunakan oleh perusahaan untuk mendukung operasi bisnisnya, bukan untuk dijual dalam kegiatan normal. Aset tetap memiliki jangka waktu lebih dari satu tahun.
- Aset Lancar
- Kewajiban (Liabilities)
Adalah utang terhadap pihak lain yang wajib untuk dibayar di masa depan sebagai hasil dari transaksi masa lalu.- Kewajiban/Utang Lancar (Current Liabilities)
Kewajiban yang jatuh tempo dan harus dilunasi dalam waktu satu tahun atau dalam siklus operasi normal perusahaan, mana yang lebih panjang. Contoh:- Utang usaha (accounts payable)
- Beban yang masih harus dibayar (accrued expenses)
- Utang pajak
- Utang jangka pendek
- Kewajiban/Utang Jangka Panjang (Non-Current Liabilities)
Kewajiban yang jatuh tempo dalam periode lebih dari satu tahun. Contoh:- Pinjaman jangka panjang (long-term loans)
- Obligasi (bonds payable)
- Kewajiban pensiun
- Utang sewa pembiayaan (finance lease obligations)
- Kewajiban/Utang Lancar (Current Liabilities)
- Ekuitas atau modal (Equity)
Dikenal sebagai modal, adalah bagian dari aset perusahaan yang tersisa setelah mengurangi semua kewajiban. Dalam istilah sederhana, ekuitas mencerminkan hak kepemilikan pemegang saham atau pemilik atas aset perusahaan. Ekuitas sering disebut sebagai “modal sendiri” karena mewakili investasi pemilik atau laba yang ditahan oleh perusahaan.
Ekuitas terbagi dalam dua jenis, yaitu :
- Modal disetor (Contributed Capital)
Jumlah kas yang disetorkan oleh pemegang pada perusahaan, dana dari saham bisa digunakan untuk berbagai macam keperluan. - Laba Ditahan (Retained Earnings)
Akumulasi laba bersih perusahaan yang tidak dibagikan pada pemegang saham dan biasanya digunakan untuk mendanai operasi atau investasi yang akan terakumulasi dari waktu ke waktu.
Pengelolaan uang kas yang baik adalah kunci pertumbuhan bagi usaha. Semakin besar keuntungan pada bisnis, semakin kompleks pula pengelolaannya dan memastikan semua pemasukan dan pengeluaran tercatat sesuai rencana yang matang untuk perkembangan usaha dan dapat menentukan prioritas, seperti investasi untuk meningkatkan penjualan atau efisiensi.
Kesalahan pedagang UMKM lainnya adalah, terkadang mereka mencampur uang pribadi dengan bisnis, tidak memisahkan harta kepemilikan sendiri dengan harta kepemilikan usaha, artinya pengeluaran dan pemasukan antara aktivitas pribadi dan bisnis tercampur menjadi satu dalam kondisi pencatatan transaksi menyebabkan penurunan modal usaha secara tidak sadar. Hal ini dapat membuat laporan keuangan menjadi rancu, bahkan menghambat perkembangan bisnis. Saat baru menjalankan bisnis kita harus membuat catatan pengeluaran, harus dibuat terpisaha dengan terlebih dahulu dengan pencatan pengeluaran dan pemasukkan.
Berikut adalah 6 cara mudah membuat pembukuan :
- Catat Pengeluaran
Pisahkan dan kelompokkan data dalam satu tabel untuk kemudahan analisis. Catatan ini mencakup:- Pembelian bahan baku
- Biaya operasional
- Gaji karyawan
- Catat Pemasukan
Selain pengeluaran, semua pemasukan bisnis juga harus dicatat dengan baik. Dokumentasikan setiap pemasukan, seperti hasil penjualan produk/jasa dan piutang yang sudah dibayar. Pastikan catatan ini terpisah dari pengeluaran.- Penjualan produk atau jasa
- Piutang yang sudah dilunasi
- Buat Kas Utama
Gabungkan catatan pengeluaran dan pemasukan untuk mengetahui keuntungan atau kerugian. Kas utama juga berfungsi untuk perencanaan dana darurat. Dengan mencatat kas utama, Anda dapat:- Mengetahui keuntungan atau kerugian bisnis
- Merencanakan strategi keuangan, termasuk pengelolaan dana darurat
- Catat Stok Barang
Kelola catatan stok barang atau persediaan bahan baku sesuai kebutuhan bisnis. Catatan ini mencegah kekurangan stok dan menghindari kecurangan. Buku stok ini dapat mencakup:- Ketersediaan bahan baku
- Barang jadi atau suku cadang
- Catat Inventaris Barang
Dokumentasikan aset atau properti bisnis untuk memantau dan mencegah kehilangan barang berharga yang dimiliki. Inventaris barang mencakup semua aset atau properti bisnis yang dimiliki. Catatan ini meliputi alat, mesin, atau peralatan lainnya yang digunakan untuk mendukung operasional bisnis. Dengan mencatat inventaris, Anda dapat:- Mengawasi aset yang dimiliki
- Mencegah kehilangan atau kerusakan
- Buat Buku Laba Rugi
Catatan laba rugi membantu menganalisis keuntungan, kerugian, modal, serta transaksi penjualan dan pembelian. Buku laba rugi adalah alat utama untuk memantau kinerja keuangan bisnis. Catatan ini meliputi:- Modal usaha
- Transaksi penjualan dan pembelian
- Hutang dan piutang
Salah satu poin utama yang perlu ditekankan adalah bahwa pencatatan keuangan memberikan fondasi yang kokoh bagi pelaku UMKM untuk memahami posisi keuangan mereka secara lebih baik. Pencatatan ini mencakup semua transaksi, baik pemasukan maupun pengeluaran, yang membantu pelaku usaha mengetahui dengan pasti jumlah keuntungan atau kerugian yang dialami. Selain itu, pencatatan keuangan juga memberikan gambaran tentang arus kas, kewajiban, dan aset yang dimiliki, sehingga memungkinkan mereka untuk merencanakan strategi bisnis dengan lebih matang.
Melihat pentingnya pencatatan keuangan, tidak berlebihan jika dikatakan bahwa pencatatan yang baik adalah kunci keberlanjutan UMKM. Di era digital ini, pelaku UMKM memiliki peluang besar untuk memanfaatkan teknologi dalam mempermudah pencatatan keuangan mereka. Dengan edukasi yang tepat, dukungan teknologi, dan kemauan untuk berubah, UMKM Indonesia dapat menjadi lebih kompetitif, tidak hanya di pasar lokal tetapi juga di tingkat global.
Lebih dari itu, pencatatan keuangan yang baik juga mendukung inklusi keuangan, di mana UMKM memiliki akses yang lebih luas terhadap layanan keuangan formal. Hal ini akan memperkuat ekosistem ekonomi nasional, menciptakan lebih banyak lapangan kerja, dan mendorong pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan.
Pencatatan keuangan adalah investasi penting yang harus dilakukan oleh setiap pelaku UMKM. Meski terlihat sederhana, langkah ini memiliki dampak besar dalam mendukung pertumbuhan dan keberlanjutan usaha. Oleh karena itu, diperlukan kolaborasi dari semua pihak untuk membantu UMKM dalam membangun sistem pencatatan keuangan yang efektif dan efisien.
Keberhasilan UMKM dalam mengelola keuangan mereka tidak hanya membawa manfaat bagi bisnis itu sendiri, tetapi juga bagi perekonomian Indonesia secara keseluruhan. Dengan disiplin, komitmen, dan dukungan yang tepat, UMKM dapat terus berkembang menjadi tulang punggung ekonomi yang tangguh dan berdaya saing tinggi.