Pendahuluan dan Latar Belakang Masalah

Efisiensi operasional dan akurasi data merupakan pilar utama dalam keberhasilan pengelolaan bisnis ritel berskala besar. Ketidakseimbangan antara ketersediaan barang di gudang dengan pencatatan administratif sering kali memicu timbulnya anomali data (discrepancy). Di era industri modern, ketergantungan pada pencatatan konvensional dinilai tidak lagi relevan untuk mengakomodasi volume transaksi yang tinggi. Guna mengatasi persoalan tersebut, Tim Program Kreativitas Mahasiswa Penerapan IPTEK (PKM-PI) Universitas Komputer Indonesia merancang sebuah inovasi sistem pengelolaan persediaan yang komprehensif bernama AVAN-G.

Sistem ini dirancang untuk mengintegrasikan aplikasi perangkat bergerak berbasis Android dengan pemanfaatan kode batang (barcode), kode QR (QR Code), serta teknologi Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence). Melalui pendekatan interdisipliner ini, sistem diharapkan mampu mengoptimalkan validasi data, melakukan prediksi kebutuhan stok secara akurat, serta meningkatkan efisiensi operasional secara real-time.

Profil Kuantitatif dan Identitas Mitra

Mitra pelaksanaan program PKM-PI ini adalah Toko Naga Elektronik (selanjutnya disebut Toko Naga), sebuah usaha dagang ritel yang bergerak di bidang penjualan peralatan elektronik dan perlengkapan rumah tangga. Usaha ini berlokasi di Jl. Letjen Suprapto No. 87, Cigadung, Kecamatan Subang, Kabupaten Subang, Jawa Barat. Dipimpin secara langsung oleh Bapak Gunawan Tan selaku pemilik, Toko Naga saat ini mengoperasikan dua unit toko fisik dengan dukungan sepuluh orang karyawan. Unit toko pertama telah beroperasional sejak tahun 1985, sedangkan unit toko kedua didirikan pada tahun 2021 sebagai langkah perluasan jangkauan pasar dan pemenuhan permintaan komoditas elektronik di wilayah Subang.

Secara kuantitatif, komoditas barang yang dikelola oleh mitra tergolong sangat besar untuk kategori ritel kedaerahan. Toko Naga mengelola total 641 model atau varian produk (Stock Keeping Unit/SKU) yang berasal dari 111 merek global maupun lokal yang berbeda. Total persediaan fisik yang tersimpan di dalam gudang penyimpanan mencapai 1.289 unit barang, dengan estimasi total nilai aset persediaan menyentuh angka Rp 2,25 miliar.

Produk dengan volume terbesar didominasi oleh kategori freezer box sebanyak 403 unit, dilanjutkan dengan AC sebanyak 217 unit, stand fan sebanyak 93 unit, megaphone sebanyak 82 unit, dan wall fan sebanyak 80 unit. Kinerja keuangan mitra menunjukkan tren yang sangat positif, di mana unit toko pertama mencatatkan omzet bulanan rata-rata sebesar Rp 300 juta hingga Rp 400 juta, sementara unit toko kedua berhasil menembus angka Rp 400 juta hingga Rp 800 juta per bulan.

Tabel Analisis Profil Kuantitatif Toko Naga Elektronik

Identifikasi Permasalahan Utama Operasional Mitra

Berdasarkan hasil wawancara, observasi lapangan, dan komunikasi mendalam yang dilakukan oleh tim pengusul bersama Bapak Gunawan Tan pada tanggal 13 Juni 2026, ditemukan fakta bahwa seluruh pencatatan logistik keluar-masuk barang masih dilakukan secara konvensional. Setiap transaksi penjualan maupun penerimaan pasokan barang dari pihak distributor dicatat secara manual oleh karyawan pada media buku tulis tanpa adanya sinkronisasi sistemik.

Kondisi manajemen logistik tradisional tersebut melahirkan persoalan prioritas berupa terjadinya anomali atau selisih data stok (discrepancy) yang berulang antara catatan pembukuan administratif dan kondisi fisik riil di gudang. Dampak negatif langsung dari permasalahan ini terhadap keberlangsungan proses bisnis inti meliputi beberapa aspek krusial berikut:

• Kehilangan Peluang Penjualan (Lost Sales): Ketidakakuratan catatan sering kali memicu situasi di mana pembukuan menunjukkan suatu barang masih tersedia, namun ketika karyawan melakukan pemeriksaan fisik di gudang, barang tersebut telah habis. Fenomena ini menyebabkan kekecewaan di sisi konsumen dan mendorong mereka untuk beralih ke kompetitor ritel lainnya.
• Ketidakpastian Proses Pemesanan Ulang (Restocking): Ketiadaan data persediaan yang valid dan terbarui menyulitkan pemilik toko dalam menentukan waktu yang tepat (reorder point) serta kuantitas optimal untuk melakukan pemesanan ulang komoditas kepada pihak supplier.
• Kerugian Finansial Akibat Kerentanan Penumpukan dan Kekosongan Stok: Risiko kesalahan pencatatan (human error) dari sepuluh karyawan di dua lokasi toko yang berbeda meningkatkan probabilitas terjadinya penumpukan modal pada barang yang kurang diminati (overstock) atau kekosongan mendadak pada barang yang sedang mengalami lonjakan permintaan (stockout).
• Penurunan Kecepatan Pelayanan Konsumen: Karyawan diwajibkan untuk meluangkan waktu memeriksa kondisi fisik gudang secara manual guna memastikan ketersediaan barang sebelum melayani transaksi pembayaran, yang secara signifikan memperlambat waktu respons pelayanan publik di area kasir.

Solusi dan Landasan IPTEK yang Ditawarkan

Guna memitigasi persoalan prioritas tersebut, Tim PKM-PI UNIKOM menawarkan solusi komprehensif berupa implementasi aplikasi manajemen stok berbasis Android yang dinamakan AVAN-G. Pemilihan platform seluler Android didasarkan pada aspek aksesibilitas dan efisiensi biaya. Dengan memanfaatkan platform ini, pemilik dan karyawan dapat mengoperasikan sistem melalui perangkat smartphone pribadi yang telah tersedia, sehingga mitra tidak perlu mengalokasikan anggaran tambahan untuk pengadaan perangkat keras pemindai (scanner) khusus yang mahal.

Sistem AVAN-G mengadopsi beberapa fungsionalitas teknologi mutakhir:

• Validasi Data Instan Melalui Kode Batang dan Kode QR: Setiap produk di dalam toko akan diberikan label identitas unik. Melalui mekanisme pemindaian menggunakan kamera perangkat Android saat barang masuk atau keluar, sistem secara otomatis akan memperbarui volume inventaris dalam basis data, sehingga mengeliminasi potensi kesalahan manusia.
• Sinkronisasi Multi-Toko Secara Sekaligus (Real-Time): Dengan menerapkan arsitektur client-server yang didukung oleh basis data terpusat seperti MySQL atau Airtable, data persediaan dari kedua unit toko terintegrasi secara penuh. Pemilik dapat memantau status pergerakan aset senilai miliaran rupiah tersebut kapan saja tanpa harus hadir secara fisik di lokasi toko.
• Metode Rekayasa Perangkat Lunak: Proses pengembangan aplikasi ini menerapkan metode Extreme Programming (XP) yang mencakup tahapan planning, design, coding, dan testing. Metode berorientasi objek ini dinilai sangat adaptif untuk tim skala kecil hingga menengah dalam merespons dinamika kebutuhan mitra secara cepat dan efisien.

Penerapan Kecerdasan Buatan untuk Prediksi dan Analisis

Pemanfaatan Kecerdasan Buatan di dalam arsitektur AVAN-G bertujuan untuk mentransformasi data histori transaksi mentah menjadi basis pengambilan keputusan strategis yang bernilai tinggi bagi pemilik toko. Komponen AI didesain untuk menyediakan dua kapabilitas utama tanpa menggunakan penomoran hierarki yang rumit:

Fitur Asisten Obrolan Interaktif Berbasis Pemrosesan Bahasa Alami

Sistem ini menyediakan fitur komunikasi interaktif berbasis Natural Language Processing (NLP) yang memungkinkan pemilik toko melakukan kueri data penjualan secara natural. Pemilik dapat menanyakan metrik performa toko seperti jumlah penjualan produk tertentu pada bulan berjalan maupun sisa stok riil dari komoditas spesifik melalui perintah teks sederhana, dan sistem AI akan langsung menyajikan jawaban valid secara instan dari basis data.

Fitur Prediksi Kebutuhan Stok Masa Depan (Demand Forecasting)

Untuk meminimalkan kesalahan perencanaan pengadaan barang, kecerdasan buatan akan menganalisis pola penjualan historis guna memproyeksikan kebutuhan stok beberapa periode ke depan. Pendekatan analitik prediktif ini didasarkan pada studi literatur mendalam terhadap beberapa algoritma relevan, yaitu:

• Algoritma Random Forest: Merupakan metode ensemble learning yang terbukti sangat andal dalam memproses data rumit dengan tingkat presisi tinggi. Berdasarkan studi terkait, algoritma ini mampu mencapai nilai koefisien determinasi ($R^2$) sebesar 98,15% untuk klasifikasi pemenuhan stok barang.
• Algoritma XGBoost (Extreme Gradient Boosting): Mengandalkan struktur decision tree yang dioptimalkan, algoritma ini sangat efisien dalam mengelola data tabular terorganisir berskala masif, seperti data log transaksi ritel multi-cabang.
• Metode Single Moving Average (SMA): Metode kalkulasi proyeksi berbasis rata-rata historis bergerak yang memberikan hasil akurat bagi jenis komoditas dengan tren permintaan yang cenderung stabil dari waktu ke waktu.

Target Luaran dan Strategi Implementasi Program

Pelaksanaan program PKM-PI ini ditargetkan mampu menghasilkan dua kategori luaran utama yang terstruktur, yaitu luaran administratif wajib dan luaran teknis produk yang siap dioperasikan.

Dokumen Luaran Administratif Wajib

• Laporan Kemajuan pelaksanaan program PKM-PI sesuai format dikti.
• Laporan Akhir keseluruhan pelaksanaan program.
• Buku Pedoman Mitra yang memuat panduan operasional teknis penggunaan aplikasi manajemen stok untuk pemilik dan karyawan.
• Akun Media Sosial yang difungsikan sebagai sarana publikasi, transparansi, dan promosi jalannya kegiatan pengabdian IPTEK.

Spesifikasi Luaran Teknis Produk

• Aplikasi manajemen persediaan komprehensif berbasis sistem operasi Android dengan fitur pemindaian kode batang/QR untuk pencatatan barang secara real-time.
• Fitur rekapitulasi penjualan berkala (harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan) dengan kapabilitas ekspor data langsung ke format spreadsheet Excel (.xlsx).
• Modul asisten obrolan interaktif dan fitur prediksi kebutuhan stok berbasis algoritma kecerdasan buatan.

Mengingat tingginya volume SKU yang dikelola oleh mitra yang mencapai 641 jenis barang, tim pengusul menerapkan strategi implementasi bertahap. Pada fase awal, digitalisasi data dan penempelan label kode QR akan difokuskan pada kategori produk dengan volume transaksi tertinggi serta memakan ruang penyimpanan terbesar, yaitu pendingin ruangan (AC) dan freezer box. Perluasan input data komoditas lainnya akan dilakukan secara kontinu dan sistematis hingga mencakup seluruh 641 SKU pada akhir masa pelaksanaan program.

Manfaat Program dan Rencana Keberlanjutan

Implementasi sistem AVAN-G diproyeksikan memberikan dampak ekonomi dan operasional yang signifikan terhadap peningkatan keuntungan serta stabilitas perkembangan usaha Toko Naga. Dampak tersebut diwujudkan melalui perbaikan akurasi persediaan barang, akselerasi waktu pelayanan kasir, dan minimalisasi potensi kerugian akibat lost sales.

Untuk menjamin keberlanjutan program (sustainability) pasca-pendanaan dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi selesai, tim pengusul dari Universitas Komputer Indonesia telah merancang langkah strategis jangka panjang:

• Pelatihan dan Edukasi Mandiri Karyawan: Penyusunan Buku Pedoman Mitra yang komprehensif disertai dengan pelaksanaan lokakarya dan pelatihan intensif agar seluruh karyawan mampu mengoperasikan aplikasi secara mandiri tanpa ketergantungan pada tim pengusul.
• Pendampingan Teknis dan Masa Transisi: Penyediaan layanan konsultasi jarak jauh dan kontak penanganan kendala (technical support/helpdesk) selama masa transisi dari sistem manual ke sistem digital untuk menangani potensi adanya bug pada perangkat lunak.
• Pengembangan Berkelanjutan (Scale-Up): Membuka peluang pembaruan, optimalisasi algoritma AI, dan penambahan fitur aplikasi di masa mendatang seiring dengan eskalasi dan perkembangan skala bisnis mitra.

Berdasarkan perspektif teoritis Technology Acceptance Model (TAM) dan Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT), tingkat keberhasilan adopsi teknologi pada pelaku usaha didorong kuat oleh faktor Perceived Usefulness (persepsi kegunaan) dan Effort Expectancy (harapan kemudahan penggunaan). Melalui integrasi Business Intelligence (BI) dan manajemen stok digital yang ramah pengguna, Toko Naga Elektronik diharapkan mampu bertransformasi menjadi entitas UMKM yang lebih adaptif, kompetitif, dan sehat secara finansial di era digitalisasi nasional.

Kesimpulan

Proposal dan rancangan produk luaran AVAN-G yang diinisiasi oleh Muhamad Fauzi Mugni, Alghifari Raspati, dan Naufal Rafi dari Universitas Komputer Indonesia merupakan manifestasi nyata dari kontribusi akademis perguruan tinggi dalam menyelesaikan problematika riil masyarakat ekonomi daerah. Dengan mengganti sistem pencatatan buku tulis yang rentan kesalahan dengan ekosistem digital berbasis Android dan Kecerdasan Buatan, program PKM-PI ini tidak hanya berhasil mengamankan aset bernilai miliaran rupiah milik Toko Naga Subang, tetapi juga menetapkan standar baru bagi digitalisasi ritel kedaerahan yang efisien, transparan, dan akurat.