Abstrak
Perkembangan teknologi informasi telah mendorong perubahan signifikan dalam berbagai sektor kehidupan, termasuk sektor kesehatan. Klinik sebagai fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama dituntut untuk mampu memberikan layanan yang cepat, akurat, dan efisien demi meningkatkan kepuasan serta keselamatan pasien. Salah satu komponen utama dalam pelayanan kesehatan adalah pengelolaan rekam medis pasien, yang berfungsi sebagai sumber informasi penting dalam proses diagnosis, pengobatan, serta evaluasi layanan. Namun, masih banyak klinik yang menggunakan sistem pencatatan rekam medis secara manual berbasis kertas, termasuk Klinik Ananda. Sistem manual ini menimbulkan berbagai permasalahan, seperti keterlambatan pencarian data, risiko kehilangan dan kerusakan dokumen, kesalahan pencatatan, serta rendahnya efisiensi kerja tenaga kesehatan. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan SiDARA (Sistem Digital Rekam Medis Ananda) sebagai sistem informasi rekam medis berbasis web yang dapat mendukung digitalisasi layanan kesehatan di Klinik Ananda. Metode pengembangan dilakukan melalui analisis kebutuhan pengguna, perancangan sistem menggunakan Data Flow Diagram (DFD), implementasi sistem berbasis web, serta pengujian fungsional menggunakan metode black box. Hasil eksperimen menunjukkan bahwa SiDARA mampu mengelola data pasien secara terstruktur, meningkatkan kecepatan akses informasi medis, mengurangi risiko kesalahan pencatatan, serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan klinik. Sistem ini diharapkan dapat menjadi solusi praktis dan aplikatif bagi klinik skala kecil dan menengah dalam mengadopsi sistem rekam medis digital.
Pendahuluan
Transformasi digital telah menjadi agenda penting dalam pengembangan sistem pelayanan kesehatan di berbagai negara. Pemanfaatan teknologi informasi memungkinkan fasilitas kesehatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan, efisiensi operasional, serta akurasi pengelolaan data medis. Klinik sebagai fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama memiliki peran strategis dalam memberikan layanan kesehatan yang berkelanjutan kepada masyarakat.
Rekam medis merupakan dokumen yang mencatat seluruh informasi terkait pasien, mulai dari identitas, riwayat penyakit, hasil pemeriksaan, tindakan medis, hingga terapi yang diberikan. Rekam medis berfungsi sebagai dasar pengambilan keputusan klinis, sarana komunikasi antar tenaga kesehatan, bahan evaluasi mutu pelayanan, serta dokumen legal yang memiliki nilai hukum. Oleh karena itu, pengelolaan rekam medis yang baik dan sistematis menjadi kebutuhan utama dalam penyelenggaraan layanan kesehatan.
Dalam praktiknya, masih banyak klinik yang menggunakan sistem pencatatan rekam medis secara manual berbasis kertas. Klinik Ananda merupakan salah satu klinik yang menghadapi kondisi tersebut. Proses pencatatan manual menimbulkan berbagai permasalahan, seperti lamanya waktu pencarian data pasien lama, potensi kesalahan pencatatan akibat tulisan tangan yang tidak terbaca, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen, serta keterbatasan ruang penyimpanan arsip. Selain itu, proses penyusunan laporan medis menjadi kurang efisien karena memerlukan pencatatan ulang dan pengarsipan manual.
Kondisi tersebut berdampak langsung pada efisiensi kerja tenaga kesehatan dan kualitas pelayanan kepada pasien. Tenaga medis harus menghabiskan waktu lebih lama untuk mencari data pasien, sehingga waktu pelayanan menjadi tidak optimal. Dalam jangka panjang, sistem manual juga meningkatkan risiko terjadinya kesalahan medis akibat keterlambatan atau ketidaklengkapan informasi.
Pemanfaatan sistem informasi rekam medis berbasis web menjadi solusi yang relevan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sistem digital memungkinkan data pasien tersimpan secara terpusat, mudah diakses, lebih aman, dan dapat dikelola secara efisien. Berdasarkan kebutuhan tersebut, dikembangkan SiDARA (Sistem Digital Rekam Medis Ananda) sebagai produk luaran Program PKM yang bertujuan untuk mendukung digitalisasi pengelolaan rekam medis di Klinik Ananda.
Landasan Teoretis dan Konsep Rekam Medis Digital
Rekam medis digital atau Electronic Medical Record (EMR) merupakan sistem pencatatan informasi medis pasien yang disimpan dan dikelola secara elektronik menggunakan sistem komputer. EMR dirancang untuk menggantikan sistem pencatatan manual berbasis kertas yang memiliki berbagai keterbatasan. Sistem ini memungkinkan penyimpanan data dalam jumlah besar, pencarian data yang cepat, serta integrasi informasi antar unit layanan kesehatan.
Konsep rekam medis digital mencakup beberapa aspek penting, antara lain keamanan data, kerahasiaan informasi pasien, integritas data, dan kemudahan akses. Sistem rekam medis digital harus dirancang dengan mekanisme kontrol akses yang ketat agar hanya pihak yang berwenang yang dapat mengakses data medis pasien. Selain itu, sistem juga harus memiliki kemampuan pencadangan data untuk mencegah kehilangan informasi akibat kerusakan sistem atau gangguan teknis.
Dalam konteks klinik, penerapan sistem rekam medis digital memberikan berbagai manfaat, seperti meningkatkan efisiensi pelayanan, mengurangi kesalahan pencatatan, serta mempermudah proses pelaporan dan evaluasi layanan. Sistem berbasis web memiliki keunggulan karena dapat diakses dari berbagai perangkat selama terhubung dengan jaringan internet, sehingga memberikan fleksibilitas dalam penggunaan.
Tinjauan Penelitian Terkait
Berbagai penelitian sebelumnya menunjukkan bahwa penerapan sistem rekam medis elektronik memberikan dampak positif terhadap kualitas pelayanan kesehatan. Studi mengenai implementasi EMR di fasilitas kesehatan primer menunjukkan peningkatan efisiensi waktu pelayanan, pengurangan biaya administrasi, serta peningkatan akurasi pencatatan data pasien.
Penelitian lain menyoroti bahwa keberhasilan implementasi sistem rekam medis digital sangat dipengaruhi oleh kesesuaian sistem dengan alur kerja pengguna. Sistem yang terlalu kompleks dan tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna cenderung sulit diterima oleh tenaga kesehatan. Oleh karena itu, pendekatan user-centered design menjadi penting dalam pengembangan sistem.
Selain itu, kesiapan sumber daya manusia juga menjadi faktor penting dalam implementasi sistem digital. Pelatihan pengguna dan dukungan manajemen sangat berpengaruh terhadap tingkat penerimaan dan keberhasilan sistem. Pendekatan pengembangan sistem dengan metode terstruktur, seperti penggunaan Data Flow Diagram (DFD) dan pengujian black box, terbukti efektif dalam menghasilkan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan minim kesalahan fungsional.
Pengembangan SiDARA mengacu pada temuan-temuan tersebut dengan menekankan kesederhanaan sistem, kesesuaian dengan alur kerja Klinik Ananda, serta kemudahan penggunaan oleh tenaga kesehatan.
Metodologi Pengembangan Sistem
Pengembangan SiDARA menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dengan tahapan yang disusun secara sistematis agar sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna dan kondisi operasional klinik.
1. Identifikasi Masalah
Tahap awal dilakukan dengan observasi langsung di Klinik Ananda untuk mengidentifikasi permasalahan yang muncul akibat penggunaan sistem pencatatan rekam medis manual.
2. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan melalui wawancara dengan petugas administrasi, dokter, dan tenaga kesehatan lainnya. Selain itu, dilakukan pengamatan terhadap alur pelayanan pasien dan proses pencatatan rekam medis yang berjalan.
3. Analisis Kebutuhan Sistem
Analisis kebutuhan sistem dilakukan untuk menentukan fitur dan fungsi yang dibutuhkan oleh pengguna, seperti pendaftaran pasien, pemeriksaan medis, pengelolaan obat, dan pelaporan.
4. Perancangan Sistem
Perancangan sistem dilakukan menggunakan pendekatan terstruktur dengan Data Flow Diagram (DFD) untuk menggambarkan alur data secara logis. Selain itu, dirancang struktur basis data dan antarmuka pengguna yang sederhana dan mudah digunakan.
5. Implementasi Sistem
Sistem dikembangkan menggunakan teknologi berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP, HTML, dan JavaScript, serta basis data MySQL. Implementasi dilakukan sesuai dengan rancangan sistem yang telah disusun.
6. Pengujian Sistem
Pengujian dilakukan menggunakan metode black box untuk memastikan seluruh fungsi sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan tidak terdapat kesalahan fungsional.
Hasil Implementasi Sistem SiDARA
Hasil pengembangan menunjukkan bahwa SiDARA berhasil diimplementasikan dan dapat digunakan untuk mendukung kegiatan operasional Klinik Ananda secara menyeluruh. Sistem ini mencakup berbagai fitur utama yang saling terintegrasi.
1. Sistem Login dan Hak Akses
Fitur login memastikan bahwa setiap pengguna hanya dapat mengakses fitur sesuai dengan perannya, seperti admin, dokter, petugas, dan apoteker. Mekanisme ini penting untuk menjaga keamanan dan kerahasiaan data medis pasien.
2. Pendaftaran dan Manajemen Data Pasien
Fitur pendaftaran pasien memungkinkan pencatatan data pasien baru secara digital. Data pasien dapat diperbarui dan ditelusuri dengan mudah, sehingga mengurangi risiko kesalahan dan duplikasi data.
3. Pemeriksaan dan Rekam Medis Digital
Dokter dapat mencatat hasil pemeriksaan, diagnosis, tindakan medis, dan resep obat langsung ke dalam sistem. Riwayat rekam medis pasien tersimpan secara terstruktur dan dapat diakses kembali saat pasien melakukan kunjungan berikutnya.
4. Pengelolaan Data Obat
Fitur pengelolaan obat membantu admin dan apoteker dalam mencatat data obat, memantau stok, serta mengelola penggunaan obat. Sistem ini membantu mencegah kesalahan pemberian obat dan kekurangan stok.
5. Laporan dan Evaluasi Layanan
Sistem menyediakan fitur pembuatan laporan rekam medis dan data pasien yang dapat digunakan untuk kebutuhan administrasi dan evaluasi kinerja klinik.
Pembahasan Hasil Pengujian
Pengujian sistem dilakukan menggunakan metode black box untuk memastikan bahwa setiap fitur berfungsi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh fitur sistem berjalan dengan baik dan tidak ditemukan kesalahan fungsional yang signifikan. Hal ini menunjukkan bahwa SiDARA telah memenuhi kebutuhan operasional Klinik Ananda dan dapat digunakan secara efektif.
Manfaat Implementasi SiDARA
Implementasi SiDARA memberikan berbagai manfaat bagi Klinik Ananda, antara lain:
- Meningkatkan efisiensi kerja tenaga kesehatan
- Mempercepat akses data pasien
- Mengurangi risiko kehilangan dan kerusakan dokumen
- Meningkatkan akurasi pencatatan data medis
- Mendukung pengambilan keputusan klinis
- Meningkatkan kualitas pelayanan kepada pasien
Tantangan dan Potensi Pengembangan
Meskipun SiDARA telah berjalan dengan baik, terdapat beberapa tantangan yang perlu diperhatikan, seperti kebutuhan pelatihan pengguna dan pemeliharaan sistem. Ke depan, sistem ini berpotensi dikembangkan dengan fitur tambahan, seperti integrasi dengan sistem rujukan, notifikasi digital, dan analitik data kesehatan.
Kesimpulan
Pengembangan SiDARA (Sistem Digital Rekam Medis Ananda) berhasil menghasilkan sistem informasi rekam medis berbasis web yang mampu menggantikan proses pencatatan manual di Klinik Ananda. Sistem ini meningkatkan efisiensi kerja, mempercepat akses data pasien, serta mendukung pengelolaan rekam medis yang lebih terstruktur dan aman. Berdasarkan hasil pengujian, seluruh fitur sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan pengguna. SiDARA memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut dan diimplementasikan pada klinik lain sebagai bagian dari upaya digitalisasi layanan kesehatan.
Daftar Pustaka
Abernethy, A., Adams, L., Barrett, M., et al. (2022). The Promise of Digital Health: Then, Now, and the Future. National Academy of Medicine.
Chishtie, J., Sapiro, N., Wiebe, N., et al. (2023). Use of Epic Electronic Health Record System for Health Care Research: Scoping Review. Journal of Medical Internet Research, 25, e51003.
Faily, S., Scandariato, R., Shostack, A., et al. (2020). Contextualisation of Data Flow Diagrams for Security Analysis. Lecture Notes in Computer Science, 12419, 186–197.
Hossain, M. K., Sutanto, J., Handayani, P. W., et al. (2025). Electronic Medical Record Implementation in Indonesia. BMC Health Services Research, 25(1).
Ismail, I., & Efendi, J. (2020). Black Box Testing: Analisis Kualitas Aplikasi. Jurnal Teknologi Informasi dan Komunikasi, 4(2).
Lemma, S., Janson, A., Persson, L. Å., et al. (2020). Improving Quality and Use of Routine Health Information System Data. PLoS ONE, 15(10).
Wardhana, E. S., Suryono, S., Hernawan, A., & Nugroho, L. E. (2023). Design and Development of Web-Based Electronic Medical Records. Odonto: Dental Journal, 10(1).